Was ist ein individuell entwickeltes ERP-System?
Ein individuell entwickeltes ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine maßgeschneiderte Softwarelösung. Diese integriert verschiedene Geschäftsbereiche wie Finanzen, Personalwesen, Vertrieb, und Logistik in einer zentralen Plattform und ermöglicht eine nahtlose und effiziente Verwaltung aller Ressourcen und Aktivitäten.
Effizienzsteigerung und Ressourcenschonung durch Individualsoftware
Die Agentur für Haushaltshilfe (AfH) unterstützt pflegebedürftige Menschen in ihrem Alltag und Haushalt. Mit über 800 Alltagshelfern und 8000 Kunden ist die AfH eine unverzichtbare Stütze in der häuslichen Pflege. Doch vor der Zusarmmenarbeit mit Ambient war die Organisation durch analoge Prozesse und immense Papierarbeit belastet. Dank einer Individualsoftware konnte die AfH nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch ihre Umweltbilanz erheblich verbessern.
Vorher: Analoge Prozesse und hoher Personalaufwand
Bevor die digitale Transformation durch Ambient umgesetzt wurde, war die AfH auf vollständig analoge Prozesse angewiesen. Dies bedeutete:
- Papierbasierte Dokumentation:
Alle Hilfsleistungen wurden auf Papier festgehalten und von den Kunden unterschrieben. - Hoher Verwaltungsaufwand:
Am Ende des Monats wurden diese Papierdokumente zur Abrechnung verwendet. Dies erforderte einen erheblichen Personalaufwand und führte zur Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter nur für den Abrechnungszeitraum. - Ressourcenverschwendung:
Jeden Monat wurden zwischen 30.000 und 40.000 Blatt Papier verbraucht, was nicht nur kostenintensiv, sondern auch umweltschädlich war.
Es war klar: So wird das nie und nimmer weiterhin funktionieren. Erst recht nicht, wenn das Unternehmen weiterhin wachsen will.
Die Lösung: Vollständig digitalisierte und automatisierte Prozesse durch Individualsoftware
Ambient entwickelte eine Individualsoftware, die die analogen Prozesse vollständig digitalisierte und automatisierte. Die Hauptkomponenten und Vorteile der neuen Lösung sind:
Individualsoftware für effiziente Verwaltung
Das ERP-System, entwickelt mit Django, bietet eine stabile und zukunftssichere Plattform, die speziell auf die Bedürfnisse der AfH zugeschnitten ist. Standardformulare und -funktionen wurden schnell und effizient erstellt, um mehr Zeit und Budget für die wirklich individuellen Funktionen zu haben.
Progressive Web App für Alltagshelfer
Die Progressive Web App ermöglicht es den Alltagshelfern, ihre Hilfsleistungen schnell und komfortabel zu dokumentieren. Kunden und Helfer können direkt auf dem Handy unterschreiben, und Termine können flexibel über die App vereinbart und verschoben werden. Dies reduziert den Papieraufwand erheblich und ermöglicht den Helfern, sich ganz auf die Bedürfnisse ihrer Kunden zu konzentrieren.
Interviewbasierte Entwicklung und UX-Design
Um den Anforderungen der Helfer*innen gerecht zu werden, wurden im Rahmen eines Konzept-Sprints Interviews mit verschiedenen Beteiligten durchgeführt. Auf Basis dieser Interviews wurde ein UX-Design erstellt und mithilfe eines Click Dummys durch die zukünftigen Anwender getestet. Dies stellte sicher, dass die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der App den Erwartungen entsprach.
Erfolgsgeschichte: Effizienz und Umweltfreundlichkeit durch Digitalisierung
Durch die Einführung der neuen Individualsoftware konnte die AfH ihre Prozesse erheblich optimieren und im Bereich Digitalisierung eine Pionierposition innerhalb der Pflegebranche einnehmen. Die wichtigsten Vorteile sind:
- Reduzierter Personalaufwand:
Die digitale Dokumentation und automatisierte Abrechnung machen zusätzliche Einstellungen für den Abrechnungszeitraum überflüssig. - Einsparung von Ressourcen:
Die AfH spart nun jeden Monat zwischen 30.000 und 40.000 Blatt Papier, was sowohl Kosten senkt als auch die Umwelt schont. - Flexibilität und Effizienz:
Die Alltagshelfer können sich voll und ganz auf die Bedürfnisse ihrer Kunden konzentrieren, ohne wertvolle Zeit mit administrativen Aufgaben zu verlieren.
Interview mit Simon Neubert
Simon Neubert - Geschäftsführung, Agentur für Haushaltshilfe GmbH
Warum die Agentur für Haushaltshilfe sich gegen eine Standard-Branchenlösung entschied
Besonders bemerkenswert ist, dass die AfH kurz vor dem Abschluss eines Vertrags mit einer Branchenlösung im Pflegesektor stand. Diese Lösung bot jedoch viele Features, die nicht benötigt wurden, und passte nicht richtig zum Unternehmen. Product Owner Simon Neubert erkannte schnell, dass diese Softwarelösung nicht zielführend ist. Eine Individualsoftware hingegen erfüllte alle spezifischen Anforderungen der AfH und erwies sich als die bessere und auch kostengünstigere Wahl.
Die Herausforderungen bei Standardsoftware in der Pflegebranche
Die Einführung von Standardsoftware in der Pflegebranche bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich. Oft sind diese Lösungen darauf ausgelegt, eine breite Palette an Bedürfnissen abzudecken, was jedoch dazu führen kann, dass spezifische Anforderungen einzelner Unternehmen nicht erfüllt werden. Dies war auch bei der Agentur für Haushaltshilfe der Fall.
Vor der Entscheidung für die Entwicklung einer Individualsoftware stand die AfH kurz vor dem Vertragsabschluss mit einer Branchenlösung. Diese Standardsoftware bot viele Features, die nicht benötigt wurden und führte zu einer unnötigen Komplexität. Zudem passte die Software nicht optimal zu den Arbeitsabläufen und Strukturen der AfH, was die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigt hätte.
Die fehlende Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Standardlösungen kann somit zu höheren Kosten, zusätzlichem Schulungsaufwand und letztlich zu einem geringeren Nutzen für die Organisation führen.
Durch die Wahl einer maßgeschneiderten Individualsoftware konnte die AfH diese Probleme umgehen und eine Lösung implementieren, die exakt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Möglichkeiten der AFH durch unsere Individualsoftware: Wachstum, Effizienz, Wartung und Skalierung
- Wachstum:
Dank der flexiblen und skalierbaren Architektur der Individualsoftware kann die AfH problemlos weiter wachsen. Die Software ist so konzipiert, dass sie mit der zunehmenden Anzahl von Alltagshelfern und Kunden mühelos Schritt halten kann. Neue Funktionen und Module können bei Bedarf hinzugefügt werden, ohne die bestehenden Prozesse zu stören. Dies ermöglicht der AfH, ihre Dienstleistungen zu erweitern und auf neue Regionen auszuweiten, ohne dass erhebliche zusätzliche Investitionen in die IT-Infrastruktur erforderlich sind. - Effizienz:
Die digitale Transformation hat die Effizienz der AfH signifikant gesteigert. Durch die Automatisierung von Verwaltungs- und Abrechnungsprozessen sparen die Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie stattdessen in die Betreuung der Kunden investieren können. Die benutzerfreundliche App ermöglicht es den Alltagshelfern, ihre Aufgaben schnell und präzise zu dokumentieren und flexibel auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern verbessert auch die Servicequalität. - Wartung:
Die Wartung der Individualsoftware ist wesentlich einfacher und kosteneffizienter im Vergleich zu Standardlösungen. Da die Software genau auf die Anforderungen der AfH zugeschnitten ist, können Wartungsarbeiten gezielt und effizient durchgeführt werden. Updates und Anpassungen erfolgen schnell und ohne großen Aufwand, da keine unnötigen Features und Funktionen berücksichtigt werden müssen. Dies minimiert Ausfallzeiten und sorgt für einen reibungslosen Betrieb der Systeme. - Skalierung:
Die Individualsoftware bietet der AfH eine hohe Skalierbarkeit. Mit der wachsenden Anzahl von Kunden und Mitarbeitern kann die Software problemlos erweitert werden, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Die modulare Struktur ermöglicht es, zusätzliche Funktionen und Kapazitäten nach Bedarf hinzuzufügen. Dies stellt sicher, dass die AfH flexibel auf Marktveränderungen reagieren und ihr Geschäftsmodell anpassen kann, ohne dabei auf technische Einschränkungen zu stoßen.
Die Vorteile der individuell entwickelten Software liegen nun deutlich auf der Hand. Es sind Vorteile, die das Wachstum, die Effizienz, die Wartung und die Skalierung der Organisation erheblich verbessern. Durch diese individuelle Lösung kann die AfH ihre Prozesse optimieren, Ressourcen effizienter nutzen und flexibel auf zukünftige Herausforderungen reagieren.
Diese Investition in eine individuell entwickelte Technologie stärkt die Wettbewerbsfähigkeit der AfH und unterstützt sie dabei, ihre Mission, pflegebedürftige Menschen bestmöglich zu unterstützen, erfolgreich zu erfüllen.
