Digitalisierung in 10 Schritten

Wie Sie die vielleicht größte Herausforderung an Ihr Business strukturiert meistern

Unsere Epoche ist digital. Wir lernen digital, arbeiten digital, sind digital sozial und kaufen digital. Für Unternehmen bedeutet das: Wer heute mithalten will, kommt um Digitalisierung nicht herum. Für viele Traditionsfirmen ist das eine echte Herausforderung. Aber – sie ist zu bewältigen. Vor allem kann aus dem Druck von außen schnell ein Ansporn von innen werden, wenn Sie feststellen, wie viele neue Möglichkeiten die Digitalisierung auch für Ihr Geschäft mit sich bringt. Wichtig ist, dass Sie diesen Prozess der Transformation strukturiert, offen und für Ihr ganzes Team verständlich angehen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Blogartikel. Hier finden Sie 10 Schritte, mit denen Sie Ihr Unternehmen erfolgreich digitalisieren und grundlegend verbessern können.

Digitalisierung – was ist das eigentlich?

Wenn von Digitalisierung die Rede ist, können zwei Dinge gemeint sein:

  • das Umwandeln analoger Produkte/Daten in digitale
  • das Umwandeln gesellschaftlicher Strukturen, die alle Bereiche unseres Alltags betreffen, von digital in analog: Arbeit, Soziales, Shopping usw.

Die Digitalisierung eines Unternehmens reiht sich vielmehr in die zweite Definition ein. Warum? Ganz einfach, weil hier viel mehr passiert als nur der digitale Transfer einzelner Arbeitsschritte. Digitalisierung bezieht sich vielmehr auf sämtliche Bereiche des Arbeitsalltags und erfordert ein Umdenken und Ändern alteingesessener Strukturen. Dass dies keine leichte Aufgabe ist, versteht sich von selbst. Lösbar ist sie aber doch – wenn wir uns genau ansehen, worin die größten Probleme bei der Digitalisierung bestehen.

Die größten Probleme von Firmen bei der Digitalisierung

Gerade Firmen, die in klassisch analogen Branchen tätig sind, sind mit der Fülle an Aufgaben, die mit Digitalisierung verbunden sind, teilweise überfordert. Die häufigsten Schwierigkeiten dabei:

  1. Wo anfangen?
    Ein so großes Projekt wie die Digitalisierung eines Unternehmens erfordert Durchblick und Überblick. Gerade am Anfang dieses Prozesses tun sich viele verständlicherweise schwer damit und kommen in eine Art Aktionsstarre anstatt konstruktiv und systematisch loszulegen.
  2. Fehlendes Knowhow
    Viele Unternehmen würden gerne in der ersten Reihe mitspielen, wenn es um die Digitalisierung eines Marktes geht. Vielen fehlt aber das Knowhow darüber, was überhaupt getan werden muss und wie dies umzusetzen ist.
  3. Budget
    Digitalisierung ist schrecklich teuer! Denken viele, stimmt aber nicht. Vor allem nicht in Hinblick auf das, was Sie für Ihr Investment in eine Umstrukturierung zurückbekommen: eine nachhaltige Stabilität für Ihr Unternehmen auch auf rasant wechselnden Märkten.
  4. Keine Zustimmung von den Mitarbeiter*innen

Einige Arbeitgeber*innen befürchten auch, dass die Digitalisierung bei den Arbeitnehmer*innen Ihres Teams auf Widerstand stößt. Schließlich sind alle die alten Strukturen gewohnt und kennen sich damit aus. Was nun, wenn sich das gesamte Unternehmen ändert? Mitarbeiter*innen könnten die Motivation verlieren, wenn Sie zu viel Neues lernen müssen. Manche fürchten sogar um Ihre Arbeitsplätze, wenn sie das Wort „Digitalisierung“ nur hören. Diese Unsicherheiten sollten Sie ernstnehmen, wenn Sie digitalisierte Prozesse erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen wollen.

Zusammenarbeit

Mit diesen 10 Schritten gelingt Digitalisierung unternehmensweit

Den o. g. Herausforderungen sollten Sie mit einem strukturierten Plan begegnen. Wir haben schon mit zahlreichen Unternehmen unterschiedlichster Größe zusammengearbeitet und ihnen beim Digitalisierungsprozess erfolgreich geholfen. Dabei haben wir 10 Schritte identifiziert, mit denen Digitalisierung unabhängig von der Branche und Größe funktioniert.

  1. Analysen Sie Ihre Gründe und Ziele
    Digitalisierung ist in und muss sein? Ja. Aber das alleine reicht nicht als Motivation, wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmen von analog zu digital verändern wollen. Bevor Sie aktiv werden, sollten Sie sich zunächst fragen, warum Sie die Digitalisierung überhaupt für notwendig halten und was Sie damit erreichen wollen. Wenn Ihr Business rein analog noch gut funktionieren würde, gäbe es keinen Grund für Sie etwas zu ändern. Es sei denn, Sie tun dies mit Blick auf die Zukunft – und das ist dringend angeraten. Viele Unternehmen merken schon heute, dass bestimmte Mechanismen, die in einer analogen Welt gut funktioniert haben, heute nicht mehr greifen. Dazu gehören bspw. Werbemaßnahmen, interne Dokumentationen und die Akquise neuer Kund*innen. All das funktioniert digital ganz anders als analog.
    Sie merken heute noch keine Schwierigkeiten in Ihrem Business, die mit der Digitalisierung der Welt zu tun haben? Sehr gut! Dann ist es dennoch höchste Eisenbahn, Ihr Unternehmen digital zu machen. Denn die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten und wenn Sie künftig wettbewerbsfähig bleiben wollen, muss auch Ihr Unternehmen mitziehen. Ergründen Sie deshalb genau, was jetzt nicht funktioniert und was zwar noch funktioniert, aber künftig wahrscheinlich problematisch wird. Hier müssen Sie ansetzen, um die Ziele zu definieren, die Sie mit der Digitalisierung erreichen wollen. Denn von diesen hängen auch Ihre nächsten Schritte ab.
    Wollen Sie Ihre internen Prozesse optimieren und den Workflow verbessern? / Wollen Sie an Ihrer Sichtbarkeit arbeiten und auch online viele Kunden gewinnen? / Wollen Sie den Vertrieb vereinfachen und im B2B fast ausschließlich online agieren?
    Wenn Sie diese Fragen für sich beantwortet haben, sind Sie schon ein Riesenstück weiter im Prozess der Digitalisierung Ihres Unternehmens.
  2. Priorisieren Sie Ihre Ziele
    Digitalisierung ist nicht von heute auf morgen getan. Wie sich die Welt wandelt, so wandeln sich auch die Anforderungen an moderne Unternehmen. Deshalb ist es enorm wichtig, dass Sie im Vorfeld priorisieren, was im Moment am wichtigsten für das Weiterkommen Ihres Unternehmens ist. Fangen Sie am besten klein an. Die Dinge, die am einfachsten umzusetzen sind, können Ihnen eine gute Startmotivation für die größeren Projekte liefern.
  3. Ermitteln Sie, wie viel Digitalisierung Ihr Unternehmen schon mitbringt
    Digitalisierung ist kein Hut, der einem Unternehmen übergestülpt wird, sondern eine Umwandlung, die von innen heraus passiert. Das Gute daran ist: Vieles ist sicher schon da. Eine Bestandsaufnahme von den Prozessen, die bereits erfolgreich digital in Ihrem Unternehmen laufen, kann Ihnen helfen, den großen Aufgabenberg zu reduzieren. Vielleicht fällt Ihnen dann auf, dass Sie Feature XY eigentlich schon haben und nur gut in die bestehenden anderen Strukturen im Unternehmen integrieren müssen. Außerdem zeigt ein solcher Überblick, wie weit Sie in Ihrem Digitalisierungsprozess gekommen sind, und hilft Ihnen dabei, den Aufwand für die folgenden Schritte realistischer einzuschätzen.
  4. Reden Sie drüber
    Wenn sich Unternehmensstrukturen ändern, dann ist das Wichtigste eine transparente und frühzeitige Kommunikation im gesamten Team. Sie möchten schließlich, dass Ihre Mitarbeiter*innen ebenso überzeugt von der Digitalisierung Ihres Unternehmens sind wie Sie. Dann sollten Sie Ihre Belegschaft so früh wie möglich miteinbeziehen, sie informieren und die Gründe für den Veränderungsprozess offenlegen. Wenn alle verstehen, warum Sie nun etwas ändern wollen und was das Ihrem Unternehmen und somit auch den Angestellten bringen kann, können sie auch aktiv und motiviert zum Gelingen beitragen. Und diesen Zusammenhalt brauchen Sie dringend, um Ihr Unternehmen von analog in Richtung digital zu entwickeln.
  5. Etablieren Sie Standards für digitale Lösungen
    Viele Unternehmen, die gerade erst mit der Digitalisierung beginnen, machen einen großen Fehler: Sie entwickeln drauf los (oder lassen drauf los entwickeln), ohne den Gesamtkontext zu beachten. So entstehen z. B. individuelle Software-Produkte, die zwar für den einen Zweck gut funktionieren, aber sich kaum an anderen Schnittstellen im Unternehmen einbringen lassen. Achten Sie von Anfang an darauf, dass Ihre digitalen Projekte im großen Ganzen funktionieren. Dafür können Sie eigene Standards definieren, die festlegen, welche Anforderungen alle Ihre Digitalisierungsmaßnahmen erfüllen müssen. So stellen Sie sicher, dass Sie nachhaltig an Ihrer Digitalisierung bauen anstatt stellenweise irgendetwas zu flicken, das nicht von Dauer sein kann. Das spart Ihnen nicht nur einen Riesenbatzen Arbeit und Ärger, sondern auf lange Sicht auch viel Geld.
  6. Holen Sie sich Hilfe
    Digitalisierung ist ein Gemeinschaftsprojekt, das im Grunde nie abgeschlossen ist. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie sich Unterstützung von außerhalb holen. Das gilt natürlich vor allem, wenn Ihr Unternehmen bisher rein analog war. Aber auch Firmen, die schon lange online unterwegs sind, holen zu immer wieder die Meinungen von externen Expert*innen ein. Denn bei so umfassenden Umstrukturierungsprozessen wie der Digitalisierung sollten Sie sich nicht nur auf Ihr eigenes Team verlassen. Selbst die fitteste Belegschaft verliert irgendwann den objektiven Blick auf interne Dinge. Deshalb sollten Sie bei wichtigen Fragen und Problemen in der Umsetzung immer Fachleute, bspw. eine kompetente Digitalagentur, zu Rate ziehen. Diese können Sie nicht nur bei rein technischen Fragen unterstützen, sondern Ihnen auch helfen, einzelne Schritte im Gesamtkontext zu verstehen. Das ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine funktionieren Digitalisierungsstrategie.
  7. Machen Sie einen genauen Plan – und halten Sie sich nicht immer daran ...
    Auf jeden Fall brauchen Sie für die Digitalisierung Ihres Unternehmens einen guten Plan, den Sie sukzessive „abarbeiten“ können. Sonst laufen Sie Gefahr, sich in dem Sammelsurium an neuen Informationen und Aufgaben zu verheddern. Das große Aber lautet: Halten Sie nicht zu strikt an Ihrem Plan fest. Digitalisierung ist ein perfektes Beispiel für agile Prozesse. Mit klassischen Projektmanagement-Methoden, die eisern am einmal Definierten festhalten, kommen Sie bei einer so umfassenden Umstrukturierung nicht besonders weit. Der Grund: Dinge in der digitalen Sphäre ändern sich laufend und rasant. Wenn Sie hier wirklich Schritt halten wollen, müssen Sie flexibel bleiben und immer wieder neu erörtern, welche Aufgabe wie und wann sinnvoll umzusetzen ist. Im Scrum laufen diese Prozesse iterativ ab. Das heißt, Sie entscheiden nach jeder Projektphase neu, welche Dinge gut gelaufen sind, welche verbessert werden müssen und welche vielleicht an Priorität gewonnen oder abgenommen haben. Das bringt den großen Vorteil mit sich, dass Ihre Planung up-to-date bleibt und Sie nicht an einer Stelle „herumdigitalisieren“, die gerade gar nicht relevant ist, während Sie die wirklich wichtige vernachlässigen. Wer noch nie mit agilem Projektmanagement zu tun gehabt hat, sollte hier auf jeden Fall auf die Expertise eines Scrum Masters setzen.
  8. Arbeiten Sie modular an Ihrer Digitalisierung
    Es ist gut, wenn Sie die Gesamtlösung bei Ihren Projekten rund um Digitalisierung immer im Blick haben. Weniger gut ist es, wenn Sie auf einmal an einem Riesenklotz arbeiten. Das führt nicht nur zu Überforderung, sondern auch dazu, dass die gesamte Lösung unbrauchbar wird, falls sich nur etwas Kleines ändert. Arbeiten Sie besser modular, d. h. entwickeln Sie einzelne, recycel- und austauschbare Komponenten. Bei Softwarelösungen ist diese Herangehensweise die Basis für bestmögliche Funktionalität – nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft.
  9. Bleiben Sie neugierig
    Wir können es nicht oft genug sagen: Digitalisierung ist ein immerwährender Lernprozess. Deshalb sollten Sie stets offen bleiben für Neues und auch Ihren Mitarbeiter*innen ermöglichen, regelmäßig an Weiterbildungen rund um das Thema Digitalisierung teilzunehmen. So stärken Sie die Motivation in Ihrem Team und sorgen dafür, dass die Köpfe frisch bleiben und die Ideen besser fließen – genau das brauchen Sie für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihres Unternehmens.
  10. Vernetzen Sie sich digital
    Vermutlich haben Sie schon viele wertvolle Businesskontakte und wissen, wie bedeutend diese für den Erfolg eines Unternehmens sind. Nutzen Sie unbedingt das Potenzial digitaler Welten, um sich noch weiter zu vernetzen. Schaffen Sie vielleicht sogar eine eigene Plattform, um mit Ihren Kund*innen zu kommunizieren und/oder Partner*innen für Ihr Business zu finden. Eine der größten Errungenschaften der Digitalisierung ist doch der ortsunabhängige Austausch mit anderen. Das ist auch in der Businesswelt ein immens wichtiger Punkt. Besuchen Sie (auch digitale) Veranstaltungen, tauschen Sie sich mit anderen über deren Digitalisierungsprojekte aus und zeigen Sie, dass auch Sie auf dem digitalen Spielfeld mitmischen.

" Versuchen Sie, Digitalisierung nicht als lästige Zusatzaufgabe zu begreifen, die irgendwie bewerkstelligt werden muss. Verstehen Sie Digitalisierung eher als einen neuen Standard, den es zu erreichen und laufend weiterzuentwickeln gilt. Und vor allem: Betrachten Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens als Chance "

Was bei der Digitalisierung von Unternehmen viel wichtiger ist als einzelne Schritte

Mit diesem 10-Schritte-Plan haben Sie hoffentlich schon einen besseren Überblick darüber, worauf es bei der Digitalisierung wirklich ankommt. Viel wichtiger als alle einzelnen Schritte ist jedoch das richtige Mindset.

Auch wenn es Ihnen vielleicht schwerfällt: Versuchen Sie, Digitalisierung nicht als lästige Zusatzaufgabe zu begreifen, die irgendwie bewerkstelligt werden muss. Verstehen Sie Digitalisierung eher als einen neuen Standard, den es zu erreichen und laufend weiterzuentwickeln gilt. Und vor allem: Betrachten Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens als Chance. Wenn Sie diesen Prozess erfolgreich umsetzen, sichern Sie nicht nur die Zukunft Ihres Unternehmens auf einem zunehmend digitalisierten Markt. Sie erschließen sich plötzlich ganz neue Bereiche für sämtliche Geschäftsfelder. Digitalisierung bringt schließlich jede Menge Vorteile mit sich, wenn es um Werbung, Produktmanagement und automatisierte Abläufe im Arbeitsalltag geht. Wenn Sie Ihren Fokus genau darauf richten, werden Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens erfolgreich und ohne große Enttäuschungen vorantreiben. Brauchen Sie Hilfe dabei? Haben Sie Fragen zur technischen Umsetzung digitaler Produkte? Oder wünschen Sie sich einfach eine kostenlose Basis-Beratung dazu, wie und wo Sie für Ihre Digitalisierung am besten ansetzen können? Dann nutzen Sie unser Angebot und lassen Sie uns sprechen – kostenlos, professionell und unverbindlich!

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