Generationenwechsel und Digitalisierung gehören für viele Familienbetriebe zusammen wie Schraube und Mutter: Während die ältere Generation unschätzbares Fachwissen mitbringt, stehen die jüngeren Nachfolger*innen für moderne Technologien und neue Prozesse. In vielen familiengeführten Unternehmen gibt es jedoch eine unsichtbare Barriere, die den Fortschritt ausbremst: Datensilos.
Ob Kund*innenlisten in Excel, Produktionspläne auf dem Server und Lieferanteninformationen irgendwo in E-Mail-Postfächern – Datensilos verursachen oft Chaos statt Klarheit. Viel Zeit geht für die Suche nach aktuellen Informationen verloren, Entscheidungsgrundlagen sind uneinheitlich, und Fehler schleichen sich schneller ein, als man reagieren kann. Gerade in einer Phase, in der ohnehin vieles im Umbruch ist, kann die Auflösung von Datensilos zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor werden.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum Familienbetriebe am meisten davon profitieren, wenn alle wichtigen Daten an einem Ort zusammenlaufen, welche Schritte auf dem Weg dorthin notwendig sind und wie Sie die Kraft des Generationenwechsels gezielt für den Sprung in eine vernetzte Zukunft nutzen können.
Was sind Datensilos – und warum sind sie ein Problem?
Datensilos entstehen, wenn einzelne Abteilungen oder Teams ihre Informationen und Prozesse strikt voneinander trennen. Ob es um Kund*inneninformationen, Lagerbestände oder Produktionsdaten geht: Häufig sind diese Informationen über verschiedene Systeme verteilt oder sogar noch manuell auf Papier festgehalten.
Risiken für Familienbetriebe
- Ineffiziente Prozesse: Wird eine Tabelle an mehreren Stellen geführt oder liegen wichtige Daten versteckt in E-Mail-Postfächern, kostet das wertvolle Zeit und Ressourcen.
- Fehlende Transparenz: Ohne eine ganzheitliche Sicht auf Kennzahlen lassen sich Probleme oft erst spät erkennen oder Entscheidungen nur auf unvollständiger Basis treffen.
- Hohe Fehleranfälligkeit: Daten, die mehrfach erfasst oder im falschen Format gespeichert werden, führen schnell zu falschen Analysen oder falschen Entscheidungen.
Gerade für Familienbetriebe, die sich in einem Generationswechsel befinden, ist diese Situation kritisch: Denn anstatt alle Kräfte für Innovationen zu bündeln, müssen sie zunächst einmal Ordnung in gewachsene Strukturen bringen.
Herausforderungen im Familienbetrieb bei der Digitalisierung
Historisch gewachsene Strukturen, eingespielte Prozesse und eine gewisse Zurückhaltung gegenüber Neuem sind keine Seltenheit. Dabei stehen oft drei große Hürden im Vordergrund:
Kulturwandel und Mitarbeiter*innenakzeptanz
Familienbetriebe leben von ihrer Tradition. Neue digitale Prozesse können daher zunächst auf Skepsis stoßen. Manche Mitarbeiter*innen fürchten, dass ihnen die Technik ihre Aufgaben abnehmen oder sie überfordern könnte. Gerade bei einem Generationswechsel gilt es, alle Beteiligten mitzunehmen und die Vorteile moderner Lösungen verständlich und transparent zu kommunizieren.
Technologische Herausforderungen
Wer sich noch nie intensiv mit Software-Tools wie ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) oder CRM (Customer-Relationship-Management) befasst hat, steht oft vor einem Berg von Fragen. Welche Lösung passt zu unseren Prozessen? Wer kümmert sich um den Support? Wie viel Budget und Zeit müssen wir einplanen?
Fehlendes Know-how
IT-Expert*innen sind oft Mangelware in kleinen und mittleren Betrieben. Damit die Digitalisierung nachhaltig gelingt, muss entweder eigenes Know-how aufgebaut oder entsprechendes Fachpersonal hinzugezogen werden. Beratungsfirmen können hier den Einstieg erleichtern und den Betriebsinhaberinnen die Angst vor dem Unbekannten nehmen.
Vorteile einer zentralen Datenplattform
Mit einer zentralen Plattform gehört das aufwendige Suchen in Excel-Tabellen und E-Mail-Postfächern der Vergangenheit an. Was Sie stattdessen gewinnen:
- Transparenz und Echtzeit-Einblicke
Wenn alle Daten in einem System zusammenlaufen, können Sie den Produktionsstatus, die Lagerbestände und die Kund*innenaufträge in Echtzeit einsehen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und unterstützt fundierte Entscheidungen.
- Effizienzsteigerung
Daten, die nur einmal und dafür richtig erfasst werden, sparen Zeit und verringern die Fehlerquote. Automatisierte Workflows nehmen Ihnen Routineaufgaben ab, was Ihren Mitarbeiter*innen Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten gibt.
- Schnellere Entscheidungen
Mit aktuellen Kennzahlen aus sämtlichen Unternehmensbereichen müssen Sie nicht mehr tagelang auf Reports warten. Neue Absatzchancen, Probleme in der Fertigung oder Budgetengpässe werden frühzeitig erkannt und können sofort angegangen werden.
- Verbesserte Kundenbindung
Ein lückenloses CRM sorgt dafür, dass Sie Kundinnen, Interessentinnen und Lieferant*innen optimal betreuen können. Schnelle Reaktionszeiten, persönliche Betreuung und ein verlässlicher Service stärken nachhaltig Ihre Kundenbeziehungen.
Strategien zum Aufbrechen von Datensilos
Wo anfangen? Welche Systeme machen Sinn? Wie vermeiden Sie unnötige Ausgaben? Das sind typische Fragen, wenn es um den Kampf gegen Datensilos geht.
Prozessanalyse
Zunächst sollten Sie prüfen: Wo sind in Ihrem Unternehmen Daten vorhanden, wie werden sie genutzt und welche Schnittstellen gibt es? So erfahren Sie, wo Engpässe entstehen und wie viel Potenzial in einer integrierten Lösung steckt.
Auswahl der richtigen Tools
Ob ERP, CRM oder spezielle Branchenlösungen: Die Auswahl ist groß. Entscheidend ist, dass die Software sich in Ihre bestehenden Prozesse einfügt und nicht umgekehrt. Achten Sie auf Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kompatibilität mit anderen Systemen.
Integration statt Insellösungen
Wer nur einzelne Abteilungen digitalisiert, riskiert neue Datensilos. Setzen Sie stattdessen auf eine durchgängige Lösung oder auf kompatible Module, die über Schnittstellen vernetzt sind. So kann Ihr Familienbetrieb weiter wachsen, ohne dass jedes Mal ein Systembruch entsteht.
Change-Management
Um alle Mitarbeiter*innen mitzunehmen, braucht es Fingerspitzengefühl. Schulungen, klare Kommunikation und das Aufzeigen konkreter Vorteile – beispielsweise weniger Tippfehler, weniger Papierkram – sind essentiell, damit digitale Werkzeuge akzeptiert werden.
Praxisbeispiele: Erfolgreiche Familienbetriebe ohne Datensilos
Auch wenn sich jeder Betrieb in Größe, Branche und Historie unterscheidet, gibt es immer wieder Erfolgsstories, in denen mittelständische Familienunternehmen ihr volles Potenzial entfalten, indem sie Datensilos aufbrechen. Im Folgenden finden Sie drei Beispiele, die – obwohl sie anonymisiert sind – sehr plastisch zeigen, wie Digitalisierung in der Praxis aussehen kann.
Beispiel 1: Ein familiengeführter Bäckereibetrieb
Dieser Traditionsbetrieb wird in dritter Generation geführt und betreibt mehrere Filialen. Alle Filialen wurden bisher separat verwaltet, was zu doppelt gepflegten Excel-Tabellen und Datensilos führte.
- Herausforderung:
- Bestellungen per Telefon und E-Mail, die manuell in verschiedene Tabellen eingetragen wurden
- Fehlende Transparenz über Filialumsätze und Lagerbestände
- Hohe Fehleranfälligkeit bei der Planung von Produktionsmengen
- Lösung:
- Einführung eines zentralen ERP-Systems, das alle Filialen und die Produktion miteinander vernetzt
- Digitales Bestellsystem für Kund*innen, das direkt ins System integriert ist
- Ergebnisse:
- Verwaltungsaufwand um rund 30 % reduziert
- Bessere Steuerung von Produktion und Warenlager durch Echtzeit-Daten
- Weniger Ausschuss und Fehlbestände
Die Mitarbeiter*innen können jetzt auf verlässliche Daten zurückgreifen und arbeiten effizienter. Gleichzeitig werden Kund*innenaufträge schneller abgewickelt, weil alle Informationen zentral vorliegen.
Beispiel 2: Ein mittelständisches Metallbauunternehmen
Dieses Unternehmen hat etwa 80 Mitarbeiterinnen und fertigt Bauteile für Kundinnen im industriellen Umfeld. Bisher wurden zahlreiche Informationen – von Konstruktionszeichnungen über Stücklisten bis hin zu Lieferscheinen – in unterschiedlichen Systemen gespeichert.
- Herausforderung:
- Daten verstreut in CAD-Programmen, E-Mail-Postfächern und Papierordnern
- Schwierige Abstimmung zwischen Konstruktion, Produktion und Vertrieb
- Fehlende Übersicht über Projektphasen und Ressourcen
- Lösung:
- Einführung einer modularen Plattform, in die CAD-Daten, Produktionspläne und Kund*innenkontakte integriert sind
- Schrittweise Ablösung von Insellösungen, um eine durchgängige Datenbasis zu schaffen
- Ergebnisse:
- Durchlaufzeiten bei der Auftragsabwicklung um rund 20 % verkürzt
- Fehler im Teile- und Materialmanagement minimiert
- Transparenter Überblick über alle Projektphasen – von der Idee bis zur Auslieferung
Dank der zentralen Plattform gibt es heute keine doppelten Dateneingaben mehr. Teams in Konstruktion und Vertrieb greifen auf die gleichen, immer aktuellen Informationen zu.
Beispiel 3: Ein traditionsreiches Weingut
Dieses Familienweingut besteht seit mehreren Generationen und vertreibt Weine über unterschiedliche Kanäle: Direktverkauf, Online-Shop und Gastronomie. Dazu kam der Wunsch der jungen Nachfolger*innen, in neue Märkte zu exportieren.
- Herausforderung:
- Lagerbestände und Kund*innenaufträge wurden dezentral auf Papier und in Einzelsystemen erfasst
- Lieferschwierigkeiten, wenn Bestände schneller ausverkauft waren als erwartet
- Unzureichende Übersicht bei gleichzeitig steigender Komplexität (Export, Zertifikate usw.)
- Lösung:
- Einführung einer integrierten Lösung für Lagerverwaltung, Online-Shop und Buchhaltung
- Aufbau eines CRM-Systems für die gezielte Pflege von Stammkund*innen und Interessent*innen
- Ergebnisse:
- Echtzeit-Überblick über verfügbare Bestände und anstehende Abfüllungen
- Automatisierte Benachrichtigungen bei niedrigen Lagerbeständen
- Personalisiertes Kundenmanagement, zum Beispiel für Weinproben und Events
Durch die Konsolidierung der Daten weiß das Weingut nun genau, welche Rebsorten sich besonders gut verkaufen und wann nachproduziert werden muss. Die Kund*innen profitieren von einem verbesserten Service und schnelleren Lieferzeiten.
Fazit aus den Beispielen
Ob Bäckereibetrieb, Metallbauunternehmen oder Weingut: Das Auflösen von Datensilos und die Einführung einer zentralen Datenplattform bringen in allen Fällen messbare Vorteile. Typischerweise lassen sich folgende Erfolge beobachten:
- Weniger Verwaltungsaufwand dank einmaliger und einheitlicher Datenerfassung
- Höhere Transparenz für schnellere und fundiertere Entscheidungen
- Mehr Zufriedenheit bei Kundinnen und Mitarbeiterinnen durch schlanke, nachvollziehbare Prozesse
Gerade in Familienbetrieben, in denen Tradition und Innovation miteinander in Einklang gebracht werden sollen, zeigt sich immer wieder: Wer den Mut hat, Strukturen aufzubrechen und Prozesse zu digitalisieren, schafft sich eine solide Basis für langfristigen Unternehmenserfolg.
" Ein Familienbetrieb kann seine jahrzehntelange Erfahrung durch gezielte Digitalisierung multiplizieren und zugleich neue Märkte erschließen. Wer jetzt den Schritt wagt, Datensilos auflöst und Abläufe digitalisiert, sichert sich Wettbewerbsvorteile und kann auch gegenüber größeren Konkurrenten bestehen. "
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So gelingt die Umsetzung
- Ist-Analyse
Erfassen Sie zunächst sämtliche Datenströme, Systeme und die Verantwortlichen. Wo werden Daten erhoben, gespeichert und wie fließen sie weiter? - Zieldefinition
Was möchten Sie konkret erreichen? Mehr Struktur in der Buchhaltung? Schnellere Produktionsprozesse? Setzen Sie messbare Ziele und legen Sie realistische Meilensteine fest. - Tool-Auswahl & Implementierung
Vermeiden Sie die „eine Lösung für alles“-Falle, wenn Sie damit einen Overkill an Funktionen bezahlen, die Sie nie benötigen. Lieber modular starten und nach Bedarf erweitern. - Teamaufbau & Schulungen
Wer kümmert sich um die Pflege der neuen Systeme? Wer schult die Kolleg*innen? Binden Sie alle Abteilungen frühzeitig ein und sorgen Sie für ausreichende Trainings, damit die Akzeptanz hoch ist. - Fortlaufende Optimierung
Digitalisierung ist keine einmalige Angelegenheit, sondern ein Prozess. Planen Sie regelmäßige Updates, Schulungen und Feedback-Runden ein, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. - Das Momentum des Generationenwechsels nutzen
Gerade wenn eine neue Generation in die Geschäftsführung eintritt, ist der Wille zur Modernisierung oft hoch. Nutzen Sie dieses Momentum! Neue Ideen, frische Perspektiven und der selbstverständliche Umgang mit digitalen Tools beschleunigen den Wandel. Gleichzeitig ist es eine Chance, das Erfahrungswissen der älteren Generation sinnvoll mit zeitgemäßen Technologien zu verbinden. So entsteht eine tragfähige Strategie, die Ihr Unternehmen zukunftsfähig macht.
Fazit: Mut zur Veränderung – jetzt ist der richtige Zeitpunkt
Tradition und Moderne schließen sich nicht aus – ganz im Gegenteil. Ein Familienbetrieb kann seine jahrzehntelange Erfahrung durch gezielte Digitalisierung multiplizieren und zugleich neue Märkte erschließen. Wer jetzt den Schritt wagt, Datensilos auflöst und Abläufe digitalisiert, sichert sich Wettbewerbsvorteile und kann auch gegenüber größeren Konkurrenten bestehen. Dabei gilt: Lieber klein anfangen, die richtigen Weichen stellen und dann Schritt für Schritt ausbauen.
Jetzt aktiv werden - wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus?
Überlegen Sie sich jetzt, wo Ihr Unternehmen in einem Jahr stehen soll.
- Können Sie schnell und effizient auf Kund*innenanfragen reagieren?
- Sind Ihre Produktionsdaten in Echtzeit verfügbar?
- Haben Sie die Lagerbestände direkt im Blick?
Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Nein“ beantworten, ist es Zeit, aktiv zu werden. Holen Sie sich bei Bedarf Unterstützung von Expert*innen oder von spezialisierten Partnern wie Ambient, die Sie auf dem Weg zur zentralisierten Datenplattform begleiten. Starten Sie noch heute – denn je eher Sie die Weichen stellen, desto schneller ernten Sie die Früchte Ihrer Digitalisierung. Unsere Digitalisierungsexpert*innen beraten Sie unverbindlich, vereinbaren Sie einen Beratungstermin.
