Nahezu jedes Unternehmen steht irgendwann vor der Frage: Make or buy?

Häufig fühlen sich Unternehmer*innen bei dieser Fragestellung überfordert. Sie haben viele Ideen und eine Richtung, aber oft fehlt ihnen eine klare Vision. Sie wissen vielleicht nicht genau, was sie exakt benötigen und haben wenig Überblick über die verfügbaren Softwarelösungen und die Vielfalt an möglichen Features.
Um hier die richtige Wahl zu treffen, ist eine sorgfältige Analyse angesagt.

Was bedeutet „Make-or-Buy-Entscheidung“?

Bei der „Make-or-Buy-Entscheidung“ steht ein Unternehmen vor der Wahl, ob es eine Leistung oder ein Produkt, in diesem Fall eine Softwarelösung, intern entwickeln oder von einem externen Anbieter beziehen möchte.
Das Dilemma der Unternehmer*innen ist es, sich für eine Möglichkeit zu entscheiden. Fertige Online-Lösungen gibt es zu Hauf. Viele Portale versprechen eine günstige Möglichkeit, die eigenen Prozesse von Offline zu Online zu übertragen. Auf der anderen Seite steht die Option, sich eine Software passgenau für die eigenen Bedürfnisse entwickeln zu lassen. Diese Möglichkeit erscheint auf den ersten Blick kostenintensiver und aufwändiger.

Doch hier sei schon gesagt: Der erste Eindruck täuscht. Erfahren Sie in unserem Artikel, wie sie zeitnah eine passende Entscheidung treffen können.

Welche Faktoren bei der Make-or-Buy-Analyse eine Rolle spielen und in welchen Schritten Sie diese am besten angehen, verraten wir Ihnen hier.

Welche Faktoren spielen bei der Make-or-Buy-Entscheidung eine Rolle?

Jeder klugen Unternehmensentscheidung geht eine umfassende Analyse der wichtigsten Faktoren voraus. Bei Make-or-Buy sind dies ...

• Kosten: Was kostet der Kauf der Leistung/des Produkts? Was kostet die Eigenherstellung?
• Zeit: Wie dringend brauche ich die Leistung/das Produkt? Ist der externe Dienstleister schneller in der Lage zu liefern als mein Team?
• Ressourcen im Unternehmen: Habe ich technische und personale Ressourcen, um die Lösung selbst bereitzustellen?
• Qualität: Ist der externe Dienstleister mit seinem Knowhow, seinen Ressourcen usw. eher in der Lage dazu, höchste Qualität zu liefern? Und brauche ich diese?
• mögliche Risiken: Welche Hürden und Misserfolge könnte es bei beiden Varianten geben?
• Image: Hat der externe Dienstleister gegebenenfalls Einfluss auf mein Unternehmensimage? Inwiefern?

Simon Neubert, Geschäftsführer bei der Agentur für Haushaltshilfe gibt ein exklusives Interview und einen Einblick in den Entscheidungsprozess zur Entwicklung einer App + ERP-System

Operative oder strategische Make-or-Buy-Analyse?

Bevor Sie mit der Analyse starten, sollten Sie sich fragen, welchen Ansatz sie verfolgen. Bei der operativen Make-or-Buy-Entscheidung geht es um schnelle Kostenvorteile innerhalb eines bestimmten Projekts oder Vorhabens. Die Faktoren liegen alle real vor und müssen weniger weitreichend berechnet werden. Das heißt: Die Analyse ist hier einfacher. Sie berücksichtigt vor allem Kosten und aktuelle Kapazität im Unternehmen. Solche schnellen Make-or-Buy-Entscheidungen kommen vor allem dann vor, wenn ein Engpass der Ressourcen besteht. Das heißt: Ein Unternehmen hat mehr Anfragen, Aufträge und/oder Kund*innen, als es Mitarbeiter*innen bzw. Knowhow zur Bewerkstelligung dieser Aufgaben zur Verfügung hat. In diesem Fall müssen Sie abwägen, was Sie mehr kosten würde: der Einkauf der Produkte/Leistungen oder der Verzicht auf den Umsatz, wenn diese nicht gekauft werden. Denn stehen weder interne noch externe Ressourcen zu Verfügung, kann das Projekt schlichtweg nicht umgesetzt werden.

Bei der strategischen Make-or-Buy-Entscheidung fließen hingegen langfristige Überlegungen mit ein. Hier geht es um dauerhafte und künftige Wettbewerbsvorteile, die sich nicht nur auf Kosten beziehen. Bei der Analyse müssen Sie also auch diese Aspekte miteinkalkulieren. Auch wenn der Aufwand hierbei wesentlich höher ist, lohnt sich eine strategische Make-or-Buy-Analyse in der Regel sehr. Die Umsetzung Ihrer Entscheidung kann tiefgehende Umstrukturierungen in Ihrem Unternehmen mit sich bringen. Auch der Verlust beziehungsweise Zugewinn von Kompetenzen für Ihr Team spielen dabei langfristig eine große Rolle. Je mehr sie auslagern, desto eher wird es zu Kompetenzverlust im Unternehmen kommen. Übernehmen Sie dagegen langfristig vorher von extern bereitgestellte Prozesse, wird sich das bereichernd auf die Skills in Ihrem Unternehmen auswirken. Andererseits können sich Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen stärker auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren, wenn sekundäre Prozesse ausgelagert werden.

Make-or-Buy-Analyse in 10 Schritten

Je strukturierter Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung vorgehen, umso zufriedenstellender wird das Ergebnis sein. Folgende Schritte bieten sich dabei an:

1. Setzen Sie Ihr Ziel.
   Wie bei jeder Unternehmensentscheidung, fangen Sie auch hier mit der Zielsetzung an. Wofür benötigen Sie das Produkt/ die Leistung? Was wollen Sie damit erreichen?
2. Definieren Sie das Produkt/die Leistung.
   Beschreiben Sie Beschaffung und Güte des Produkts/der Leistung im Detail. Welche Qualitätsanforderungen haben Sie daran?
3. Wählen Sie mögliche Dienstleister.
   Die Auswahl passender Dienstleister spielt bei der Entscheidung ebenfalls eine wesentliche Rolle. Wer kommt infrage? Wie viele mögliche Dienstleister gibt es? Haben Sie bereits Erfahrungen mit diesen gemacht? Oder gibt es Bewertungen anderer Kund*innen? Welches Unternehmen ist in der Lage, Ihren Qualitätsansprüchen gerecht zu werden.
4. Scannen Sie Ihre eigenen Ressourcen.
   An diesem Punkt sollten Sie sowohl Ihre aktuellen personalen als auch technischen Ressourcen ermitteln. Könnte Ihr Team die Aufgabe bewältigen? Haben Sie genug Kapazitäten? Ist notwendiges Knowhow vorhanden? Aber auch: Falls Sie sich für die Auslagerung entscheiden – haben Sie genug Kapazitäten für die Instandhaltung, Weiterentwicklung, Wartung des eingekauften Produkts? Oder gibt es eine Möglichkeit, auch dies an einen Dienstleister auszulagern?
5. Berechnen Sie die Kosten im Vergleich.
   Einer der wichtigsten Faktoren überhaupt sind die Beschaffungs- bzw. Eigenfertigungskosten. Welche Kosten kommen beim Fremdbezug auf Sie zu? Bedenken Sie dabei Einkaufs-, periodische und indirekte Kosten. In welchem Verhältnis stehen diese zur Eigenproduktion? Besteht Ressourcenknappheit oder wäre eine Umsetzung in Ihrem eigenen Unternehmen möglich? Wenn ja, zu welchem Preis? Beziehen Sie hier, wenn möglich, auch langfristige Kosten mit ein. Was würde es gegebenenfalls kosten, ihr Team mit fehlendem Knowhow auszustatten? Wäre das auf lange Sicht der günstigere Weg?
6. Ermitteln Sie den Zeitfaktor für beide Möglichkeiten.
   Zeit und Kosten gehen Hand in Hand. Manchmal ist eine schnelle Beschaffung allerdings oberstes Gebot. Definieren Sie den Zeitfaktor für beide Varianten, die Eigen- und Fremdfertigung. Wie schnell benötigen Sie die Leistung/das Produkt? Wer ist eher in der Lage, dem gerecht zu werden – Ihr Team oder der externe Dienstleister?
7. Prüfen Sie Ihre Liquidität.
   Vor allem, wenn Sie von der Fremd- in die Eigenproduktion wechseln wollen, ist die Frage nach der Liquidität essentiell. Solch eine Umstrukturierung in der Unternehmensproduktion ist in der Regel mit hohen Startkosten verbunden, die Sie nur tragen können, wenn Sie aktuell über genug Mittel verfügen.
8. Überprüfen Sie nicht-quantifizierbare Faktoren.
   Zu den nicht-quantifizierbaren Faktoren gehören zum Beispiel Image und Qualität. Haben Sie in einem vorherigen Schritt bereits Ihren Qualitätsanspruch definiert, sollten Sie jetzt prüfen, ob externe Dienstleister diesem eher gerecht werden können als Sie selbst und Ihr Unternehmen. Auch der Image-Faktor ist bei der Make-or-Buy-Analyse nicht zu vernachlässigen. Handelt es sich bei Ihren Kund*innen um anspruchsvolle und aufgeklärte Konsument*innen, werden diese Ihr Unternehmen gegebenenfalls schnell mit dem externen Dienstleister in Verbindung bringen. Dessen Unternehmenswerte und öffentliches Ansehen können auch Ihre Außenwirkung beeinflussen. Bedenken Sie das unbedingt bei der Entscheidungsfindung und gegebenenfalls auch bei der späteren Auswahl des Dienstleisters.
9. Behalten Sie mögliche Risiken im Blick.
   Die Risiken bei der Herstellung im eigenen Unternehmen sind einfacher abzuschätzen, da Sie mit den Strukturen bestens vertraut sind. Arbeiten Sie dagegen zum ersten Mal mit einem externen Dienstleister zusammen, wird die Sache schwieriger. Das größte Risiko liegt jedoch eindeutig darin, dass der Dienstleister die Leistung trotz Vertrag nicht erbringen kann. Für diesen Fall sollten Sie schon in der Vorbereitungsphase der Make-or-Buy-Entscheidung alternative Wege in Betracht ziehen.
10. Definieren Sie objektive Entscheidungskriterien.
    Nach Ihrer ersten Make-or-Buy-Entscheidung ist es spätestens an der Zeit, diesen Prozess standardmäßig zu definieren. Welche Kriterien sind für Ihr Unternehmen besonders wichtig? Welche Teams und Mitarbeiter*innen sollten an der Entscheidung beteiligt werden? Welche Unternehmensziele priorisieren Sie dabei grundsätzlich? Ein Standardverfahren bietet Transparenz für alle Beteiligten, beugt damit Konflikten vor und erleichtert künftige Entscheidungen enorm.

Möchten Sie die 10 Schritte der Make-or-buy Analyse anhand eines konkreten Beispiels verstehen? Wir haben eine Analyse für die potentielle Entscheidung zum "selbst entwicklen" oder outsourcen, anhand eines Content-Management-Systems, durchgeführt. Im Artikel "Make-or-Buy-Analyse: Entscheidung am Beispiel CMS" erfahren Sie mehr.

Make-or-Buy-Entscheidungen und deren Einfluss auf die Unternehmenskultur

Das „Not-invented-here-Syndrom“ tritt in Unternehmen häufig dann auf, wenn eine Make-or-Buy-Entscheidung zugunsten des Einkaufs nicht ausreichend kommuniziert wird. Damit ist gemeint, dass Mitarbeiter*innen externe Entscheidungen für ihr Unternehmen kategorisch ablehnen. Dieses Gefühl entsteht, wenn Verantwortlichkeiten ohne fundierte Grundlage entzogen werden. Das heißt: Wenn Mitarbeiter*innen plötzlich eine ihrer Produktionsaufgaben an einen externen Dienstleister abgeben sollen und dafür selbst keinen Grund sehen, kommt es zu Unzufriedenheit. Um dies zu vermeiden, sollten Sie bereits während der Entscheidungsfindung im Make-or-Buy-Prozess mit den betroffenen Schnittstellen kommunizieren. Berücksichtigen Sie deren Standpunkte und entscheiden Sie nichts, ohne sich alle relevanten Ansichten angehört zu haben. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter*innen sich respektiert fühlen und so Entscheidungen zum Auslagern von Leistungen eher mittragen. Es ist auch inhaltlich unbedingt angeraten, bei der Entscheidungsfindung diejenigen zu befragen, die am meisten Ahnung vom Produktionsprozess und den vorhandenen Kapazitäten haben: die Verantwortlichen in Ihrem Team.

Auch sind strategische Make-or-Buy-Entscheidungen heute für viele Unternehmen die angesagte Variante, da sie sich langfristig gegenüber Ad-Hoc-Entscheidungen rentieren. Das bedeutet auch, dass Sie Ihren Mitarbeiter*innen Perspektiven bieten sollten. Schauen Sie gezielt nach Möglichkeiten, fehlendes Knowhow in Ihren Mitarbeiter*innen zu verankern anstatt sofort an Outsourcing zu denken. Das gilt vor allem für Produktentwicklungen, die auch in Zukunft eine Rolle in Ihrem Unternehmen spielen könnten.

Outsourcing – aber wie?

In einigen Fällen ist das Outsourcing von Produkten oder Leistungen allerdings eindeutig die kostengünstigere Variante. In diesem Fall sollten Sie sich einen Partner suchen, der mit Ihren Unternehmenswerten übereinstimmt. So sorgen Sie nicht nur für ein gestärktes Image nach außen, sondern auch für eine höhere Akzeptanz der externen Lösung bei Ihren Teams. Eine langfristige, funktionierende Zusammenarbeit mit einem bewährten Dienstleister ist dabei Gold wert! Hat Ihr Dienstleister Ihre Unternehmenskultur, Ihre Ziele, Werte und Arbeitsweise einmal verstanden, wird er vom reinen Lieferanten zum gewinnbringenden Kooperationspartner.

Vor- und Nachteile von Inhousing (Make)

Entscheiden Sie sich dafür, das Produkt oder die Leistung intern zu erstellen, haben sie vor allem folgende Vorteile:

• langfristig verbessertes Knowhow der eigenen Mitarbeiter*innen
• Schutz von Firmeninterna gegenüber Außenstehenden
• kurze Kommunikationswege
• einfacheres Qualitätsmanagement
• Unabhängigkeit von externen Dienstleistern

Dagegen gibt es folgende Nachteile:

• anfangs höhere Kosten
• anfangs zeitintensiver, da Mitarbeiter*innen in der Regel erst geschult werden müssen (auch hier fallen Kosten an)
• aufwändige Wartungen in der Zukunft
• keinen Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen

Vor- und Nachteile von Outsourcing (Buy)

Auch der Einkauf von Produkten/Leistungen oder das Outsourcing bringen natürlich Vor- und Nachteile mit sich.
Wichtige Vorteile sind:

• schnellere Umsetzung
• teilweise nachhaltige Kostensenkung
• Mitarbeiter*innen können sich weiter auf das Kerngeschäft konzentrieren
• Dienstleister sind auf Produktlösung spezialisiert
• Risiken können auf Dienstleister abgestellt werden
• Kurze Kommunikationswege mit der Scrum-Methode

Nachteile sind dagegen:

• Entwicklungskosten im Vorfeld
• Absprachen mit Dienstleister

Make-or-buy – wie soll ich mich entscheiden?

Haben Sie eine sorgfältige Make-or-Buy-Analyse wie oben beschrieben durchgeführt, sind Sie der Entscheidung sicher schon ein ganzes Stück näher. Letztlich muss jedes Unternehmen bei jeder notwendigen Produktlösung neu abwägen, ob sich eine interne Lösung rentiert oder ein externer Dienstleister die Umsetzung übernehmen sollte. Dabei kommt es auch stark auf die Branche an. Produkte wie Elektrogeräte, Technikzubehör, Kleidung oder Spielzeug können heutzutage kaum ohne Outsourcing hergestellt werden, wenn sie für das Unternehmen wirtschaftlich tragbar sein wollen. Hier müssen auch lange Supply Chains (Lieferketten) in Kauf genommen werden, weil das Produkt sonst schlicht nicht hergestellt werden kann. Bei digitalen Produkten sieht das anders aus. Lieferung von Einzelteilen entfällt, Ländergrenzen werden virtuell passiert. Deswegen haben wir zum Punkt Make-or-Buy in der Softwareentwicklung eine eindeutige Empfehlung.

Make-or-Buy-Entscheidungen in der Softwareentwicklung

Auch in der digitalen Welt spielen Make-or-Buy-Entscheidungen eine Rolle. Dabei geht es vor allem um Softwarelösungen. Oft ist es so, dass Unternehmen Programme benötigen, die exakt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Standardsoftware kann das oft nicht bieten: Entweder es fehlen wichtige Funktionen oder es gibt eine Riesen-Bandbreite an Specials, die das Unternehmen zwar nicht gebrauchen kann, aber trotzdem bezahlen muss. Hier empfiehlt sich meist das in Auftraggeben einer individuellen Software, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Eine solche Wahl bringt nicht nur funktionelle Vorteile mit sich, sondern auch viele weitere.

Vorteile von Individualsoftware

Individuelle Softwarelösungen ...

• bieten Unabhängigkeit von veränderten Nutzungsbedingungen der Standard-Software-Provider
• haben keine Update-Kosten
• beinhalten direkten Support vom Herstellerunternehmen, bzw. dem hauseigenen Entwicklerteam, das entsprechend geschult wurde
• können schnell angepasst und optimiert werden, sollten sich Ihre Unternehmensbedürfnisse ändern (lesen Sie dazu auch unseren Blogpost über agiles Arbeiten)
• passen sich an die Strukturen im Unternehmen an, und nicht umgekehrt
• steigern dadurch auf lange Sicht die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens

Wie auch immer Sie sich beim Thema Make-or-Buy entscheiden – analysieren Sie sorgsam und denken Sie nachhaltig. Ihr Unternehmen wird es Ihnen danken!