Make-or-Buy-Analyse: Entscheidung am Beispiel CMS

Ein neues Tool muss her, ein wichtiges Feature für den Arbeitsalltag fehlt – klassische Situationen, in denen sich Unternehmen die Frage stellen: kaufen oder selber machen? Beides hat seine Vor- und Nachteile. Die richtige Antwort ist wie immer abhängig von mehreren Faktoren, die Sie am besten in einer Make-or-Buy-Analyse beleuchten. Wie das Ganze funktioniert? Das zeigen wir Ihnen hier in unserer Make-or-Buy-Analyse am Beispiel Content-Management-System (CMS).

Express-Definition: Make-or-buy-Analyse

Starten wir mit einer schnellen Definition des Begriffs „Make-or-Buy-Analyse“: Die Make-or-Buy-Analyse dient Unternehmen dazu, von Fall zu Fall zu entscheiden, ob sie ein Produkt oder eine Leistung intern herstellen oder von außen beziehen. Im Gegensatz zum Outsourcing, wo über das dauerhafte Auslagern ganzer Arbeitsbereiche entschieden wird, bezieht sich Make-or-Buy auf einfache Einmalkäufe. Eine ganz bestimmte Sache fehlt – und das Unternehmen muss entscheiden, auf welchem Weg (intern oder extern) es diese beziehen möchte.

Eine Make-or-Buy-Analye fußt dabei auf zwei möglichen Modellen: der strategischen oder der operativen Entscheidung.

a) Strategische Make-or-Buy-Analyse

Das ist die tiefergreifende Art der Make-or-Buy-Entscheidung. Sie ist auf Langfristigkeit ausgelegt, d. h. sie umfasst nicht nur die Frage nach den Kosten und schnellen Ergebnissen, sondern auch nach der nachhaltigen Wirkung der Entscheidung im gesamten Unternehmen. Das kann z. B. die Frage nach Kompetenz- oder Imageverlust oder –zugewinn sein: Wenn Sie als Unternehmen eine Aufgabe auslagern, werden Ihre Mitarbeiter die Fähigkeit, diese auszuführen, auf lange Sicht verlieren. Andererseits kann sich Ihr Team durch das Auslagern sekundärer Aufgaben auf seine eigentlichen Fachkompetenzen konzentrieren und diese ausbauen.

b) Operative Make-or-Buy-Analyse

Hier geht es um schnelle Entscheidungen, die rasch Ergebnisse bringen. Meist kommt diese Art der Entscheidungsfindung zum Einsatz, wenn etwas Dringendes fehlt und Ressourcen im Unternehmen knapp sind. Die zentrale Frage lautet dann: Was kostet mich mehr – das Einkaufen des fehlenden Produkts/ der fehlenden Dienstleistung oder das interne Herstellen? Und: Was geht schneller?

Die strategische Make-or-Buy-Analyse ist aufgrund der Vielzahl an Faktoren, die sie berücksichtigt, natürlich komplexer. In der Regel lohnt sie sich aber sehr und kann Ihrem Unternehmen auf lange Sicht große Vorteile verschaffen.

Die wichtigsten Faktoren bei der „Make-or-Buy-Analyse“

Welche Faktoren genau bei Ihrer Entscheidung eine Rolle spielen, hängt von Ihrem Unternehmen, Ihrer Branche und der Wahl eines der o. g. Modelle ab. Die wichtigsten Fragen sind aber fast immer gleich:

  1. Kosten: Einkauf vs. Eigenherstellung
  2. Zeit: Was geht schneller – und wie schnell ist notwendig?
  3. Ressourcen: Sind fachliche/technische/personale Kompetenzen vorhanden, um das Projekt selbst umzusetzen oder brauchen wir Hilfe von außen?
  4. Qualität: Welchen Qualitätsanspruch haben wir? Und wer ist eher in der Lage, diesen zu erfüllen – wir oder externe Anbieter*innen?
  5. Image: Sollten wir mit Blick auf die Außenwirkung unserer Firma das Projekt selbst umsetzen? Hat Dienstleister*in XY einen Einfluss auf die Wahrnehmung unseres Unternehmens von außen?
  6. Eventuelle Risiken: Was kann schiefgehen, wenn wir es selbst machen? Was, wenn wir uns zum Kauf entschließen?
  7. Immaterieller Gewinn: Was außer wirtschaftlichem Erfolg kann mein Unternehmen durch eine interne Umsetzung gewinnen? Was durch eine externe?

In unserem Blogartikel: "Entscheidungen vorbereiten zur Make-Or-Buy-Analyse" gehen wir an dieser Stelle noch einmal tiefer ins Detail.

Zusammenarbeit

Stehen auch Sie gerade vor der Entscheidung zur Make-or-Buy?

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin zum kostenlosen Check mit unserem Expert*innen-Team.

So könnte eine Make-or-Buy-Analyse am Beispiel CMS aussehen

CMS gehören zu den wichtigsten Software-Produkten im Alltag von unzähligen Unternehmen. Mit ihrer Hilfe können Medieninhalte jeglicher Art, von Text über Bild bis hin zu Video, bearbeitet und verwaltet werden. CMS können dabei sowohl für den rein internen Gebrauch zum Einsatz kommen, bspw. als Basis für das Intranet. Sie sind aber häufig auch auf öffentliche Präsentation ausgelegt, z. B. in Blogs oder Onlineshops.

Das bekannteste CMS überhaupt ist vermutlich das Publishing-Programm Wordpress. Es gibt aber auch zahlreiche andere kostenlose und kostenpflichtige CMS wie OpenCart, Joomla!, TYPO3, Squarespace oder Wagtail. Jedes CMS hat dabei andere Verwendungsbereiche. Für einfache Zwecke von Bloggern bspw. oder Mini-E-Commerce-Businesses reichen Open-Source- und Freeware oft aus.

Anders sieht es aus, wenn das CMS besondere Ansprüche erfüllen muss. Dann kommt die Make-or-Buy-Analyse ins Spiel, um die Frage zu beantworten: Kaufen wir ein maßgeschneidertes CMS oder bauen wir selbst eins/passen wir vorhandene Software so an, dass sie unsere Anforderungen erfüllt?

Hier – Sie ahnen es – kommt die Make-or-Buy-Analyse ins Spiel. Am Beispiel CMS könnte sie so aussehen:

  1. Zielsetzung

Wofür brauchen wir das neue CMS? Mögliche Ziele können sein:

  • Wir wollen unser Netzwerk erweitern und mehr Menschen mit unseren Inhalten erreichen.
  • Wir wollen Interessent*innen besser aufbereitete Produktinfos bieten und unsere Conversion Rate verbessern.
  • Wir wollen Onboarding und Mitarbeiterzufriedenheit in unserem Unternehmen pushen und dafür eine CMS-gesteuerte Unternehmenszeitung entwickeln.
  • Wir wollen Zeit für unsere Grafik-Abteilung sparen und unsere Medieninhalte besser sortieren.
  • Wir wollen unseren Online-Shop kundenfreundlicher gestalten, damit mehr Menschen unsere Produkte kaufen.

2. Definition der Anforderungen

Was muss das CMS können? Welche Features wären wünschenswert, welche evtl. verzichtbar? Hier ist es wichtig, dass Sie eine klug durchdachte Liste mit allen Funktionen machen, die Ihr CMS aufweisen muss. Dabei spielt auch die Frage nach der Gruppe der Nutzer*innen eine Rolle. Wer soll das CMS bedienen? Entwickler*innen, Office-Manager*innen oder das ganze Team? Auch das bestimmt, wie komplex Ihr CMS aufgebaut sein sollte.

3. Dienstleisterauswahl

Schauen Sie sich frühzeitig auf dem Markt um, welche Anbieter*innen ggf. in Frage kommen. Gibt es Spezialist*innen für Ihre Branche? Haben Sie vielleicht eine*n Dienstleister*in an der Hand, mit der/dem Sie schon einmal gearbeitet haben? Gibt es sonst renommierte Expert*innen? Machen Sie eine Liste mit allen möglichen Anbieterfirmen und deren Kompetenzen und Referenzen.

4. Ressourcenschätzung

Werfen Sie jetzt einen Blick auf die vorhandenen Ressourcen in Ihrem Team. Gerade bei CMS wird der Entwicklungsaufwand von Digitalunternehmen oft unterschätzt. War Ihr erster Impuls: Das können wir doch schnell selbst bauen? Dann schauen Sie besser noch einmal genauer hin, ob das auch wirklich stimmt. Oft stellt sich dann heraus, dass das Ganze so einfach doch nicht ist bzw. fundierte Kenntnisse zur CMS-Programmierung im Team fehlen. Auch die Frage nach der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter*innen spielt eine Rolle. Was haben Sie davon, wenn Sie einen echten CMS-Experten im Team haben, der aber an anderer Stelle viel dringender gebraucht wird?

5. Vergleich der Kosten

Spätestens jetzt kommt die Frage nach den Kosten auf: Was ist günstiger – die Eigenherstellung oder das Auslagern? Dabei sollten Sie nicht nur die reinen Einkaufskosten, sondern auch periodische Kosten wie Lizenzgebühren und indirekte Kosten miteinrechnen. Indirekte Kosten meinen z. B. den finanziellen Aufwand, um fehlende Kompetenzen im Team zu verankern. Die zentrale Frage lautet dann: Wie viel bezahlte Arbeitszeit unserer Entwickler*innen würde in die Programmierung eines CMS einfließen? Oder wie viel würde es uns kosten, uns die Skills rund ums CMS-Entwickeln anzueignen? Was kostet es demgegenüber, wenn ein spezialisiertes externes Unternehmen uns die Arbeit abnimmt?

6. Zeitliche Aufwandsberechnung

Mit den Kosten geht auch die Frage nach dem zeitlichen Aufwand einher. Wie lange würde es dauern, wenn wir selbst ein CMS programmieren? Und wie schnell würde ein*e externe Dienstleister*in das schaffen? Fragen Sie sich hier auch, wie schnell es gehen muss. Manchmal ist „schnell“ wichtiger als „günstig“, manchmal ist es umgekehrt.

7. Liquiditätsprüfung

All diese Faktoren sind aber in dem Moment irrelevant, wenn Sie nicht über die nötigen Mittel verfügen, um ein CMS einzukaufen. Ist Ihr Unternehmen in einem finanziellen Engpass, stellt sich grundsätzlich die Frage, ob jetzt der richtige Zeitpunkt für ein neues CMS ist – egal ob in Fremd- oder Eigenherstellung. Ist Ihr finanzieller Rahmen eher eng, das CMS aber dringend notwendig, müssen Sie vielleicht an der einen oder anderen Stelle Abstriche machen, was Features und Qualität betrifft.

8. Überprüfung nicht-quantifizierbarer Faktoren

Bei aller klugen Berechnung gibt es aber auch Faktoren, die nicht-quantifizierbar und trotzdem bei der Make-or-Buy-Analyse zu berücksichtigen sind. Dazu zählt z. B. die Qualität Ihres CMS: Wer ist eher in der Lage, das Gewünschte zu liefern – wir oder externe Anbieter*innen? Brauche ich überhaupt höchste Qualität oder reicht mir eine weniger detaillierte Lösung?

9. Risikoeinschätzung

Überlegen Sie schon jetzt, was schieflaufen könnte, wenn Sie a) das Projekt Externen anvertrauen, b) es in Eigenregie versuchen. Das größte Risiko beim Einkauf liegt vermutlich in der Auswahl der „falschen“ Anbieter*innen. Deshalb sollten Sie schon früh überlegen: Ist die gewählte Firma wirklich in der Lage, Ihr Projekt so umzusetzen, wie Sie es sich vorstellen? Auch kann es natürlich immer sein, dass Dienstleister*innen zwar kompetent und fähig sind, aber äußere Umstände zu einer Verzögerung der Lieferung führen. Das kann aber auch bei einer internen Herstellung passieren, wobei Sie hier natürlich den Vorteil haben, dass Sie selbst schnell umstrukturieren können. Wägen Sie diese Risiken gut ab, wenn Sie Ihre Make-or-Buy-Entscheidung für ein CMS treffen.

Sie stehen vor der Entscheidung zur Make-or-buy? Unsere Expert*innen beraten Sie gerne - unabhängig und ehrlich. Zu 100% kostenfrei für Sie.
Jetzt Termin zum Check vereinbaren.

Make-or-Buy-Analyse für CMS: 5 (Denk-)Fehler, die Sie vermeiden können

CMS gelten nicht als die Königsklasse der Programmierkunst. Deshalb werden Sie von vielen Entwickler*innen grundsätzlich unterschätzt – und das kann letztlich ziemlich wehtun. Hier sind 5 Gründe, warum Sie auch beim CMS eine sorgfältige Make-or-Buy-Analyse machen sollten, bevor Sie sich entscheiden.

  1. Wir haben Entwickler*innen – also können wir das selbst machen

Wenn Sie selbst eine Software-Firma haben, liegt der Gedanke der Eigenproduktion bei einem CMS natürlich nahe. Aber nur weil Entwickler*innen programmieren können, heißt das noch lange nicht, dass Sie mit den Besonderheiten von CMS vertraut sind. Hat Ihr Team Erfahrung mit der Programmierung solcher Programme? Nein? Dann sollten Sie sich vermutlich Hilfe holen.

2. CMS sind einfach und schnell zu bauen

CMS können sowohl sehr einfach als auch sehr komplex sein. Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Die Frage ist nur: Wenn es so einfach ginge – warum reicht eine Standardlösung dann nicht aus? Sie werden gute Gründe dafür haben, sich ein individuelles CMS zu wünschen. Unterschätzen Sie also die Komplexität dieser Aufgabe nicht, wenn Sie sich für oder gegen einen Einkauf entscheiden.

3. Wenn wir unser CMS selbst bauen, haben wir völlige Kontrolle

Das hört sich erst einmal logisch an – ist aber in der Regel nicht so. Kontrolle hört nämlich da auf, wo Ihr Team überfordert ist. Fangen Sie also an, an einem CMS zu arbeiten und landen in einer Sackgasse, hat das mit Kontrolle nicht viel zu tun. Natürlich zeigt sich bei der externen Erstellung der Kontrollverlust offensichtlicher. Dem können Sie aber entgegenwirken, indem Sie eine*n Anbieter*in wählen, der/die auf Transparenz und Fairness setzt.

4. Bei uns geht’s schneller

Das mag in einigen Fällen so sein. Meistens ist es das Gegenteil. Das ist ja auch kein Wunder, denn als Mitglied eines digitalen Unternehmens wissen Sie: Es kommt immer anders als geplant. Selbst in Ihrem Kerngeschäft kommen Sie sicher immer wieder an den Punkt, an dem sich Pläne nach hinten verschieben. Wenn Sie „nebenbei“ auch noch ein komplexeres CMS entwickeln, können Sie fast sicher sein, dass es nicht rechtzeitig fertig wird. Auch Agenturen können natürlich nicht garantieren, dass Sie jede Frist einhalten. Zumindest fokussieren sie sich aber auf die Erstellung Ihres CMS, weil das ihr eigentliches Geschäft ist – und keine nervige Aufgabe, die zwischen zwei Projekte gequetscht werden muss.

5. Eingekaufte CMS können wir später nur schwer verändern

Natürlich verstehen Sie die Architektur einer Software, die Sie selbst gebaut haben, auf Anhieb besser als die einer gekauften. Dennoch: Gute Agenturen bieten Ihnen auch über die Programmierung Ihrer Software hinaus Support. Außerdem kann und sollte Ihr CMS genau so gebaut werden, dass es sich in bestehende Strukturen geschmeidig einfügt und entsprechend von Ihnen selbst angepasst werden kann, wenn das nötig ist. Lapidares Beispiel: Wenn Sie ein Haus von einer Firma bauen lassen, heißt das nicht, dass Sie nicht selbst irgendwann einen Anbau vornehmen können. Es kommt immer auf Ihre Vorstellungen und Skills an.

CMS erstellen lassen – nur mit de*r richtigen Partner*in

Haben Sie sich nach der Make-or-Buy-Analyse für die eigene Herstellung entschieden? Wunderbar, wenn Sie alle genannten Faktoren realistisch berücksichtigt haben, wird auch Ihr selbstprogrammiertes CMS Ihnen bestimmt großartige Dienste leisten.

Oder ist Ihre Wahl nach guter Überlegung auf den Einkauf gefallen? Dann sollten Sie unbedingt Sorgfalt bei der Anbieter*innen-Auswahl walten lassen. Eine Liste haben Sie ja bereits zu Anfang Ihrer Make-or-Buy-Analyse erstellt. Nun geht es darum, die Firma zu finden, die zu Ihnen passt. Schauen Sie sich deren Webauftritt genau an, achten Sie auf erfolgreiche Projekte und Bewertungen anderer Kund*innen und – ganz wichtig – sprechen Sie mit den Menschen, die dort arbeiten. Nur so können Sie wirklich sichergehen, dass die Zusammenarbeit konstruktiv, effizient und gewinnbringend für Sie ist und Sie bald ein CMS haben, das Ihnen ganz entspricht.

Bei Ambient legen wir großen Wert darauf, persönlich und transparent mit unseren Kund*innen zusammenzuarbeiten. Der erste Schritt ist deshalb immer eine ehrliche Einschätzung und Beratung. Hierzu haben wir die Möglichkeit auf einen kostenlosen Make-or-buy-Check für Ihre Anwendung geschaffen. In einem Gespräch berät Sie ein*e unserer Expert*innen zu Ihrem digitalen Vorhaben. Gemeinsam durchlaufen Sie die einzelnen Schritte der Make-or-buy Analyse.

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für einen kostenlose Make-or-buy Check.

Weitere Artikel zu dem Thema:

"Entscheidungen vorbereiten zur Make-Or-Buy-Analyse"

"Individualsoftware und Standardsoftware – was ist der Unterschied?"