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Crossfunktionale Teams – das perfekte Match

Scrum-Neulinge fragen oft nach dem entscheidenden Faktor, der agile Projektentwicklung so effektiv macht. Die Antwort ist einfach: Es sind vor allem die Teams und deren Zusammensetzung, die auf größtmögliche Kreativität, Kooperation und Produktivität ausgerichtet sind.

Was crossfunktionale Teams sind – und was sie nicht sind

Crossfunktionalität im Team heißt zuallererst einmal, dass ein Team interdisziplinär statt fachbezogen funktioniert. Ein crossfunktionales Team besteht also immer aus Mitarbeiter*innen verschiedener Fachrichtungen, z. B. aus einem Designer, einer Software-Entwicklerin, einem Texter und einer Hosting-Spezialistin. So könnte das crossfunktionale Team zur Entwicklung einer App aussehen. In anderen Branchen können natürlich völlig andere Kompetenzen gefragt und entsprechend andere Fachrichtungen vertreten sein.

Im Gegensatz dazu besteht ein fachbezogenes Team, ein so genanntes Komponenten-Team immer aus Mitgliedern ein und desselben Fachbereichs. Dabei ist jedes Team für einzelne relevante Komponenten im Produktionsprozess verantwortlich. Die verschiedenen Fachteams arbeiten also, getrennt voneinander, an verschiedenen Elementen eines Produktes. Das bedeutet: Wenn ein Team in Verzug gerät, muss das andere warten, bis es weitermachen kann.

Crossfunktionale Teams hingegen sind in der Lage, grundsätzlich autark zu funktionieren.

Das heißt: Ein crossfunktionales Team braucht all jene Expert*innen, die notwendig sind, um Produkt X ohne äußere Hilfe zu entwickeln.

Es funktioniert also, viel mehr als fachbezogene Teams, wie ein einziger Organismus. Das können Sie sich vorstellen, wie in einem Bienenstock. Jede Biene hat ihre Aufgabe und trägt dazu bei, dass der gesamte Bienenstock funktioniert. Aber – anders als im Bienenstock bleiben die einzelnen Team-Mitglieder im Scrum in ständigem Austausch und entwickeln sich dabei persönlich weiter. Soll heißen: Im crossfunktionalen Team im Sinne von Scrum lernt jedes Mitglied vom anderen und gewinnt dabei selbst neue Kompetenzen.

Bedeutet das nun, dass jede*r irgendwie alles können muss, damit das Ganze funktioniert? Natürlich nicht. Aber durch die interdisziplinäre Zusammensetzung und das enge Zusammenarbeiten im Team werden andere Fachbereiche viel schneller verstanden, Zusammenhänge erkannt und automatisch Wissen adaptiert. Im Vordergrund steht immer das gemeinsame Ziel, nämlich die Entwicklung eines bestmöglichen Produkts. Der gemeinsame Nenner von crossfunktionalen Teams ist also das Produktziel an sich, nicht die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Fach- oder Berufsgruppe.

Das bedeutet auch, dass crossfunktionale Teams immer gemeinsam an einem einzigen Feature arbeiten, bis dieses steht. In fachbezogenen Teams dagegen arbeitet jedes Team separat an einer anderen Stelle. Die einzelnen Ergebnisse werden erst, wenn alle fertig sind, zu einem Gesamtbild zusammengefügt.

Vorteile von crossfunktionalen Teams – schneller, produktiver, nachhaltiger

Crossfunktionale Teams bringen zum einen große Vorteile bei der Projektentwicklung mit sich, zum anderen wirken sie nachhaltig konstruktiv auf die Unternehmensstruktur.

  1. Crossfunktionale Teams sind unabhängig

Natürlich kann es auch in crossfunktionalen Teams zu Problemen und Verzögerungen kommen, zum Beispiel, wenn jemand spontan ausfällt. Aber grundsätzlich haben sie den großen Vorteil, dass sie ohne äußeres Zutun ungebremst arbeiten können. In klassischen Fachteams ist das nicht so: Wenn hier zum Beispiel die Software-Entwicklung in Verzug ist, kann das Designer-Team auch nicht weitermachen. In crossfunktionalen Teams dagegen funktioniert alles intern, kann an veränderte Umstände adaptiert und somit schneller umgesetzt werden.

  1. In crossfunktionalen Teams sind die Wege kürzer

Das bringt nicht nur Vorteile beim Aufkommen von Schwierigkeiten im Entwicklungsprozess. Generell kann Wissen in crossfunktionalen Teams schneller transferiert, können Projektschritte schneller kommuniziert und Entscheidungen rascher getroffen werden. Das spart enorm viel Zeit und Arbeit – und hält die Motivation im Team hoch.

  1. Crossfunktionale Teams tragen gemeinsam Verantwortung

In fachbezogenen Teams beginnt und endet Verantwortung meist da, wo eben auch der Fachbereich anfängt und aufhört. Das Problem dabei: Wenn sich niemand für das Gesamtziel verantwortlich fühlt, wird dieses schnell aus den Augen verloren. Das Projektmanagement, oft eine einzelne Person, die von außen versucht, alle Fäden zusammenzuhalten, kann die Probleme der einzelnen Teams oft nur schwer nachvollziehen. Dadurch kommen auch Schuldzuweisungen zwischen den Teams viel leichter auf, wenn etwas mal nicht rund läuft. Schließlich macht hier jede*r nur bestmöglich seine oder ihre Arbeit – ohne allerdings das Gesamtbild im Blick zu haben.

Bei crossfunktionalen Teams ist das anders. Hier ist jede*r zu nahezu gleichen Teilen für den Projekterfolg verantwortlich. Erfolg und Scheitern werden eher als gemeinsames Werk begriffen und so wird schneller nach konstruktiven Lösungen gesucht als einander die Schuld in die Schuhe zu schieben. Für den Entwicklungsprozess ist eine solche Arbeitseinstellung Gold wert.

  1. Crossfunktionale Teams machen flexible Planung möglich

In klassischen fachbezogenen Teams muss von Anfang an ein recht fixer Zeitplan feststehen, der definiert, wie lange welches Team für welche Aufgabe brauchen wird. Sobald dieser ins Wanken gerät, ist der Projekterfolg gefährdet. Das ist ein grundsätzliches Problem des traditionellen Projekt-Managements nach der Wasserfall-Methode. Agile Projektplanung in crossfunktionalen Teams ermöglicht es dagegen, in kleinen, schnellen Schritten zu planen und den Plan ggf. unkompliziert anzupassen.

  1. Crossfunktionale Teams erzielen harmonische Ergebnisse

Fachteams arbeiten separat an unterschiedlichen Komponenten eines Features. Diese werden erst sehr spät zu einem Gesamtergebnis zusammengefügt. Dabei können Missverständnisse und Fehlinterpretationen ebenso erst spät entdeckt werden. Schlimmstenfalls haben dann drei Teams getrennt voneinander an einer Sache gearbeitet, die im Gesamtbild gar nicht funktioniert.

Dieses Problem haben crossfunktionale Teams nicht. Eine gemeinsame Vision ist von Anfang an Voraussetzung für die Arbeit. So werden Missverständnisse viel früher aufgedeckt und aus der Welt geschafft. Die einzelnen Projektschritte können gemeinsam überprüft und ggf. angepasst werden. Sprich: Es entsteht ein harmonisches Gesamtwerk anstelle von lose zusammengelegten Einzelteilen.

  1. Crossfunktionale Teams arbeiten effizienter

Wenn ein Team bei jedem Feature zunächst auf das „Go“ eines anderen Teams warten muss, kann das dauern – und zwar sehr lange. In crossmedialen Teams kann dagegen sofort mit einem neuen Feature begonnen werden, wenn ein anderes erfolgreich implementiert ist. In jeder Iteration können also mehrere Features umgesetzt werden. Das ist in fachbezogenen Teams eher selten der Fall.

  1. Crossfunktionale Teams entwickeln Kompetenzen bei Mitarbeiter*innen

In crossfunktionalen Teams kann es durchaus sein, dass ein Kollege aus Bereich X einer Kollegin aus Bereich Y unter die Arme greift, wenn dort gerade Hilfe benötigt wird. Die einzelnen Fachrichtungen befinden sich dabei in permanentem Austausch miteinander, was nicht nur das Verständnis für andere Fachbereiche erhöht, sondern auch individuelle Kompetenzen erweitert.

  1. Crossfunktionale Teams organisieren sich selbst

Im Gegensatz zum fachbezogenen Team braucht ein crossfunktionales Team keine*n Projektmanager*in, der oder die das Geschehen überprüft. Das Team organisiert sich selbst, weil zu jeder Zeit jedes Teammitglied über den Stand des Gesamt-Entwicklungsprozesses informiert ist.

  1. Crossfunktionale Teams stärken das Wir-Gefühl

Wer sich als einzelnes Mitglied eines großen Ganzen versteht, fühlt sich diesem Ganzen auch eher verbunden. Während es in einer fachbezogenen Unternehmensstruktur oft wenig bis keine Berührungspunkte zwischen den einzelnen Bereichen gibt, verstehen sich crossfunktionale Teams als Einheit. Das wirkt nicht nur positiv auf die Atmosphäre im Team, sondern kann die Bindung an das Unternehmen grundlegend stärken.

  1. Crossfunktionale Teams liefern bessere Ergebnisse

Feedback im crossfunktionalen Team vereint sämtliche Standpunkte der Bereiche, die am Projekt beteiligt waren. Diese werden als teamintern und bereichernd begriffen. Änderungen, die daraus resultieren, werden also bereitwilliger umgesetzt.

Bei Fachteams kann ein Austausch zwischen den einzelnen Disziplinen weniger konstruktiv aufgefasst werden. Mitarbeiter*innen aus Bereich X können die Kritik von Mitarbeiter*innen aus Bereich Y als destruktiv verstehen. Auch Konkurrenzdenken zwischen Teams spielt hier eine Rolle. Das führt dazu, dass notwendige Änderungen blockiert oder verlangsamt werden. Nicht so bei crossfunktionalen Teams: Durch die konstruktive Austausch-Kultur wird die Ergebniskontrolle als gemeinsame Aufgabe verstanden. Das Team überprüft sich selbst – und hat damit den höchstmöglichen Anspruch an das Ergebnis. Das wirkt sich natürlich positiv auf die Qualität seiner Produkte aus.

Zusammenarbeit

Herausforderungen von crossfunktionalen Teams

Crossfunktionale Teams können also Mitarbeiter*innen bereichern, die Effizienz erhöhen und die Qualität der Ergebnisse steigern. Allerdings bringt diese Teamstruktur auch einige Herausforderungen mit sich, die in klassischen Fachabteilungen nicht gegeben sind.

  1. Crossfunktionale Teams brauchen Generalist*innen

Ein Team aus reinen Spezialist*innen kann crossfunktional nicht bestehen. Das heißt nicht, dass nun jedes Teammitglied alles aus jedem Bereich wissen muss. Es heißt aber, dass ein breit gefächertes Grundwissen zu vielen Bereichen gefragt ist.

Scrum bezeichnet die idealen Mitarbeiter*innen als T-Shaped Persons. Die Kompetenzen solcher Personen kann man sich wie den Buchstaben „T“ vorstellen: Der untere Längsstrich steht für das felsenfeste Fachwissen einer Person. Es bildet die Spezialisierung de*r Mitarbeiter*in, die er oder sie kontinuierlich weiterentwickelt. Obendrauf sitzt der waagerechte Strich. Damit gemeint ist das breit aufgestellte grundlegende Wissen zu anderen Bereichen. Crossfunktionale Teams bestehen bestenfalls aus genau solchen Mitgliedern mit T-Shaped-Skill-Set: Generalist*innen mit Spezialisierung.

2. Crossfunktionale Teams benötigen ein T-Shaped-Mindset

Viel wichtiger als das vorhandene Wissen ist die Bereitschaft und Fähigkeit, dazu zu lernen. Crossfunktionale Teams sind darauf angewiesen, dass sich ihre Spezialist*innen auch für andere Fachbereiche öffnen und dazu lernen wollen. Wir bezeichnen das als T-Shaped-Mindset.

3. Crossfunktionale Teams erfordern höchste Kooperationsbereitschaft

Crossfunktionale Teams arbeiten sehr eng zusammen – und das ist nicht immer leicht. Gerade die unterschiedlichen Perspektiven der verschiedenen Fachbereiche haben natürlich ein hohes Konfliktpotenzial. Deshalb bilden Kooperationswillen und gegenseitiger Respekt eine Grundvoraussetzung für den Erfolg im crossfunktionalen Team. Auch die Bereitschaft, eigenes Wissen freimütig zu teilen, muss unbedingt gegeben sein.

4. Auch das beste crossfunktionale Team kann nicht alles alleine lösen

Manchmal müssen bestimmte Funktionen auch in echten Allrounder-Teams ausgelagert werden. Zu entscheiden, wann das der Fall ist, kann zu einer großen Herausforderung werden – gerade, wenn ein Team gewohnt ist, relativ autark zu arbeiten.

5. Crossfunktionale Teams rütteln an alteingesessenen Unternehmensstrukturen

Auch dieser Faktor sollte bedacht werden: Crossfunktionale Teams funktionieren anders als konservative Abteilungen. Traditionelle Unternehmensstrukturen werden in Frage gestellt und Hierarchien flachen merklich ab. Das kann Irritationen bei den Mitarbeiter*innen hervorrufen – wenn die Umstrukturierung nicht offen und einladend kommuniziert wird.

Crossfunktionale Teams im Unternehmen einführen – so geht’s gut

Bei allen offensichtlichen Vorteilen, die crossfunktionale Teams für Effizienz, Ergebnisse und Motivation bringen – sie erfordern auch eine ganze Menge Innovationsbereitschaft und Soft Skills im Team. Die Einführung von crossfunktionalen Teams sollte deshalb gut geplant und kommuniziert werden.

  1. Beachten Sie Hard und Soft Skills bei der Team-Zusammensetzung

Es ist wunderbar, wenn Sie zahlreiche hochqualifizierte Spezialist*innen aus vielen Bereichen in Ihrem Unternehmen haben. Aber genauso wichtig wie die Bandbreite an Fachkompetenzen in einem crossfunktionalen Team ist die Zusammensetzung seiner Persönlichkeiten. Soft Skills wie Kollegialität und Offenheit sind hier so wichtig wie nirgends sonst.

2. Kommunizieren Sie Ihr neues Konzept frühzeitig und transparent

Wie bei jeder wichtigen Änderung im Unternehmen sollten Sie auch die Einführung von crossfunktionalen Teams so gut wie möglich kommunizieren.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter*innen nicht nur das „Was“, sondern auch das „Wie“ und vor allem das „Warum“ verstehen. Machen Sie die Vorteile der neuen Teamstruktur deutlich und lassen Sie Raum für Fragen und Diskussionen. So können Sie bewirken, dass Ihre Entscheidung von möglichst vielen Mitarbeiter*innen aufrecht mitgetragen wird. Dabei sollten Sie versuchen, Ihren Mitarbeiter*innen die Angst vor dem Neuen zu nehmen. Machen Sie deutlich, dass immer an alteingesessenen Strukturen gerüttelt werden muss, damit etwas Neues, Besseres entstehen kann.

3. Auch die Führung muss offenbleiben, Neues zu lernen

Der Wille zu neuen Strukturen, mehr Effizienz und flachen Hierarchien ist schön und gut – doch muss dahinter auch die Bereitschaft stehen, sich selbst immer wieder zu überprüfen und zu verbessern. Auch die Führungsebenen müssen in crossfunktionalen Teams, mehr noch als andere, beweisen, dass sie kritikfähig und lernbereit sind. Nur dann kann agiles Projektmanagement in der neuen Struktur wirklich funktionieren. Denn seine Basis lautet: Vertrauen. Und Mitarbeiter*innen vertrauen nur einer Führung, die sich selbst kontrolliert und offen darüber spricht.

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" Richtig umgesetzt, können die allermeisten Unternehmen von crossfunktionalen Teams merklich profitieren. Das klassische Beispiel ist die Software-Entwicklung. "

Crossfunktionale Teams – das beste Modell für jedes Unternehmen in jeder Branche?

Jedes Unternehmen ist anders. Es hat seine eigene Geschichte, seine Produktbandbreite, seine Mitarbeiter*innen und seine Werte. Deshalb ist die Bildung von crossfunktionalen Teams kein Garant für gesteigerten Erfolg. Aber: Richtig umgesetzt, können die allermeisten Unternehmen davon merklich profitieren. Das klassische Beispiel ist die Software-Entwicklung.

Aber auch in Offline-Branchen, in denen Kreativität und Innovation gefragt sind, setzen mehr und mehr Unternehmen auf crossfunktionale Teams. Wichtig ist eine transparente und konstruktive Umsetzung, gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter*innen und nicht „von oben herab“. Sind Sie sich unsicher, ob und ggf. wie sie eine solche Umstrukturierung durchführen könnten? Brauchen Sie mehr Infos, um zu entscheiden, ob eine solche Neuerung für Sie sinnvoll ist? Dann sprechen Sie uns an. Wir geben Ihnen gerne weitere Tipps in einem persönlichen Gespräch.