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Routineaufgaben adé: Mit digitalen Lösungen mehr Zeit für Kernaufgaben

Jedes Büro kennt das: Bestens geschulte Mitarbeiter*innen verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit dem Erledigen von Routineaufgaben. Dabei könnten sie den Unternehmen doch einen viel größeren Dienst erweisen, wenn sie sich auf ihren Hauptbereich konzentrieren würden.

Fakt ist: Oft gibt es viel zu viele Routinetätigkeiten, die ja auch irgendwie ausgeführt werden müssen. Statt zielgerichtet ihre Kompetenzen einzusetzen (und damit auszubauen), müssen fähige Mitarbeiter*innen also Listen abarbeiten, die mit ihrem eigentlichen Knowhow nicht viel zu tun haben. Doof und ineffizient, aber zum Glück verbesserbar: Wie Sie mit den richtigen digitalen Lösungen Routineaufgaben automatisch erledigen und Mitarbeiter*innen entlasten, erfahren Sie hier.

Routineaufgaben fressen Arbeitszeit und sorgen für Langeweile

Motivierte Mitarbeiter*innen wollen gefordert werden. Das ist kein Geheimnis – aber was genau bedeutet das? Es bedeutet, dass sie in ihren jeweiligen Kompetenzfeldern arbeiten und sich effektiv einbringen wollen. Langfristige Überforderung ist dabei genauso kontraproduktiv wie Unterforderung. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter*innen zu viele Routineaufgaben aufhalsen, haben Sie von beidem ein bisschen: Überforderung, weil wegen dem hohen Pensum an Routineaufgaben die eigentliche Arbeit liegenbleibt, Unterforderung, weil Routineaufgaben häufig nicht die fachlichen Kompetenzen der Mitarbeiter*innen einfordern.

Das führt normalerweise zu zwei Dingen: Die eigentlichen Aufgaben werden später und zum Teil auch schlechter ausgeführt, als es möglich wäre. Und die Mitarbeiter*innen sind nicht mehr wirklich motiviert, weil ihnen langweilig ist.

Hinzu kommt, dass die Kommunikation über Pensum und Ausführung von Routinetätigkeiten in Unternehmen oft ausbaufähig wäre. Mitarbeiter*innen müssen sich rechtfertigen, warum sie ihr Kernprojekt noch nicht umgesetzt haben. Dabei wissen sie oft selbst nicht, wie viel Raum Routinetätigkeiten für sich beanspruchen: Hier mal was dokumentieren, da mal eine Nachricht schicken und die neuen Bestellungen müssen ja auch katalogisiert werden. Das alles wird meist „zwischendurch“ gemacht – und deshalb nicht wirklich bemerkt.

Da kommt schnell Missmut auf beiden Seiten auf: Geschäftsführer*innen können nicht nachvollziehen, warum wichtige Aufgaben immer noch nicht erledigt sind. Mitarbeiter*innen fühlen sich dagegen zu Unrecht kritisiert, weil sie ja wirklich versuchen, allen ihren Aufgaben gerecht zu werden – sowohl ihrer eigentlichen Arbeit als auch den vielen kleinen Nebenaufgaben. Das erzeugt einen enorm hohen Druck, der nicht wirklich greifbar, aber täglich spürbar ist.

Für Unternehmen bedeutet das: weniger motivierte Mitarbeiter*innen, weniger gut und zügig erledigte Aufgaben fürs Kerngeschäft – und weniger Umsatz. Hinzu kommt, dass Prozesse, die analog ausgeführt werden, wenig transparent sind. Oft fehlen wichtige Infos, sind Dinge nicht eindeutig abgebildet und die Arbeit wird für alle unnötig mühsam.

Damit Ihr Unternehmen weiterhin effizient und erfolgreich bleibt, müssen Sie irgendwann digitale Lösungen etablieren, die Routineaufgaben für Mitarbeiter*innen übernehmen. Dabei sollten Sie auch im Kopf behalten, dass die Konkurrenz ganz ähnliche Probleme wie Sie hat – und womöglich schon daran arbeitet.

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Wie Sie Routineaufgaben mit digitalen Lösungen einfach nebenbei ausführen

Der erste Schritt zur Besserung ist das Bewusstsein, dass es ein Problem gibt. Das heißt: Wenn Sie erkannt haben, dass Routinetätigkeiten viel zu viel Raum in Ihrem Arbeitsalltag einnehmen, ist das etwas Gutes. Denn jetzt wundern Sie sich nicht mehr, warum so viel Arbeit viel zu spät erledigt wird. Sie wissen, was zu tun ist – Routinetätigkeiten müssen für Ihre Mitarbeiter*innen reduziert werden.

Das funktioniert heute über digitale Lösungen. Weil so eine Umstellung von analog auf digital einige Änderungen mit sich bringt, sollte sie klug geplant und strukturiert umgesetzt werden. Sie können so vorgehen:

  1. Identifizieren Sie Routineaufgaben, die digital gelöst werden könnten

    Nicht alle, aber die allermeisten Routinetätigkeiten in heutigen Unternehmen, können digital ausgeführt werden. Das gilt abteilungs- und projektübergreifend. Dazu gehört zum Beispiel:
    - Standard-Kunden-E-Mails schreiben
    - Rechnungen ausstellen

    - Kundendaten erfassen
    - Routineprozesse genau dokumentieren
    - Steuermanagement umsetzen
    - digitale Datenbestände wie Fotos ordnen

    Definieren Sie zunächst in jedem Team, welche Routinetätigkeiten dort gefragt sind und überprüfen Sie, ob diese digitalisierbar sind. Alles, was viel Raum einnimmt und mit Software lösbar ist, sollte Teil Ihrer Digitalisierung von Routinearbeit sein.
  2. Suchen Sie nach geeigneten digitalen Lösungen

    Wenn Sie wissen, welche Prozesse Sie digitalisieren wollen, können Sie anfangen, nach passenden Softwareprodukten zu suchen. Das ist manchmal gar nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick aussieht. Überprüfen Sie, ob es Software gibt, die ihre Anforderungen wirklich erfüllt. Was brauchen Sie? In welcher Form benötigen Sie es? Und worauf können Sie verzichten? Sinnvoll ist ein Anforderungskatalog, in dem Sie alle ihre Ansprüche an die neue Software sammeln.
    Fest steht: Je spezieller Ihre Bedürfnisse sind, desto schwieriger wird es, eine gute Standardsoftware dafür zu finden. Dann sind individuelle Digitalprodukte gefordert. Diese können Sie bei einer kompetenten Agentur bekommen, die extra für Sie Software erstellt. Wenn Sie unsicher sind, was bei Ihnen eher in Frage kommt, dann schauen Sie sich doch unseren Artikel zur Standard- vs. Individualsoftware an. Denn auch Routinetätigkeiten sollten manchmal mit Hilfe einer perfekt auf Sie ausgerichteten Software ausgeführt werden.
  3. Kommunizieren Sie die Digitalisierung von Routineaufgaben in Ihrem Unternehmen

    Jede große Änderung in einem Unternehmen muss von den Mitarbeiter*innen verstanden werden, damit sie Erfolg haben kann. Erzählen Sie Ihren Mitarbeiter*innen von Ihrem Vorhaben und zeigen Sie die Vorteile auf, die digitale Lösungen für Routineaufgaben mitbringen. Wichtig ist, dass Sie verständnisvoll mit etwaiger Skepsis umgehen und wirklich deutlichmachen, dass eine Digitalisierung hier für alle ein Gewinn ist. Betonen Sie, dass eine Software Mitarbeiter*innen entlasten kann und diese wieder mehr Freude an ihrer Arbeit empfinden können. Wenn Sie transparent und authentisch kommunizieren, welche Änderungen durch die digitale Lösung entstehen, machen Sie es Ihren Mitarbeiter*innen einfach, deren Nutzen zu verstehen.
  4. Integrieren Sie die Software geschmeidig in Ihr Unternehmen und bieten Sie Ihren Mitarbeiter*innen Schulungen an

    Je umfassender Sie Routineaufgaben digitalisieren wollen, desto wichtiger ist es, dass Ihre neuen Softwareprodukte zu den Strukturen im Unternehmen passen. Stellen Sie schon bei Kauf oder Entwicklung sicher, dass die Software kompatibel mit anderen Tools ist und sich leicht integrieren lässt. Auch sollten Sie Ihre Mitarbeiter*innen im Umgang mit der Software schulen, damit diese sie gleich perfekt bedienen können. Hier können Sie auf E-Learning-Angebote setzen, die Sie schon vor dem Launch der Software präsentieren können. Dadurch können sich Mitarbeiter*innen schon vor dem täglichen Gebrauch mit der Benutzeroberfläche vertraut machen.
  5. Überprüfen Sie den Erfolg Ihrer Änderungen

    Genauso wichtig wie eine gute Planung ist die Erfolgsüberprüfung: Hat die Software wirklich alle Routineaufgaben übernommen, die sonst Mitarbeiter*innen erledigt haben? Und noch viel wichtiger: Ist es dadurch messbar zu einer Zeitersparnis im Arbeitsalltag gekommen, wodurch sich Mitarbeiter*innen besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können? Definieren Sie, welche Vorteile die Software sonst noch mit sich gebracht hat. Wenn Sie das getan haben, können Sie im nächsten Schritt entweder Verbesserungen vornehmen oder (wenn schon sehr erfolgreich) das Prinzip eventuell auf einen anderen Bereich Ihres Unternehmens anwenden.

    Sprich: Haben Sie erfolgreich Routineaufgaben mit Hilfe von Software für Ihre Mitarbeiter*innen minimiert, können Sie jetzt erörtern, welcher Bereich in Ihrem Unternehmen noch von einer Digitalisierung profitieren würde.
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" Wenn Sie die richtige Software für Routinetätigkeiten gefunden und in Ihrem Unternehmen etabliert haben, werden Sie schon bald feststellen, dass es sich in mehr als einer Hinsicht gelohnt hat. "

Software für Routineaufgaben einführen – Vorteile für Ihr Unternehmen

Wenn Sie die richtige Software für Routinetätigkeiten gefunden und in Ihrem Unternehmen etabliert haben, werden Sie schon bald feststellen, dass es sich in mehr als einer Hinsicht gelohnt hat:

  • Zeitfaktor: Ihr Mitarbeiter*innen haben nicht mehr so viele Routineaufgaben auf dem Tisch und können sich intensiver ihrer eigentlichen Arbeit widmen.
  • Effizienz: Dadurch bringt Ihr Unternehmen in kürzerer Zeit bessere Produkte und Ergebnisse hervor. Die geballte Arbeitskraft fließt in Ihr Hauptgeschäft – und das merken Mitarbeiter*innen und Kund*innen.
  • Motivation: Ihre Mitarbeiter*innen können bei der Arbeit das tun, was Sie wirklich können – das steigert die Motivation.
  • Transparente Prozesse: Durch digitale Abbildungen von Prozessen können Sie jeden Schritt nachverfolgen. So werden Missverständnisse vermieden und Kommunikation vereinfacht.
  • Weniger „waste“: Die Kommunikation über Aufgaben ist deutlicher. Mitarbeiter*innen führen keine Tätigkeiten mehr aus, die an sich unnötig wären. Sie arbeiten gezielter an Projekten und erzielen Ergebnisse statt „waste“.
  • Einfaches Datenmanagement: Durch digitale Datenbestände, wo früher noch händisch sortiert wurde, haben Sie jetzt einen besseren Überblick über ihre Daten und finden leichter Informationen, die Sie dringend benötigen.
  • Mehr Freiheit für Ihre Mitarbeiter*innen: Wenn Routinetätigkeiten digital ausgeführt werden können, fördert das ortsunabhängiges Arbeiten. Mit digitalisierten Routineaufgaben geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen also noch mehr Raum, ihre Arbeit individuell zu gestalten, wie es für sie passt.
  • Bessere Mitarbeiter*innen: Durch die genannten Faktoren, die Motivation und Knowhow steigern, erbringen Ihre Mitarbeiter*innen insgesamt bessere Leistungen. Die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft kommt Ihrem Image als Arbeitgeber*in zugute und sie finden schneller neue kompetente Fachleute.
  • Wettbewerbsvorteile: Durch bessere Mitarbeiter*innen, eine transparente Kommunikation und umfassende Effizienzsteigerung haben Sie große Vorteile gegenüber der Konkurrenz. Somit schaffen Sie mit Software die Basis, damit Ihr Unternehmen erfolgreich bleibt und immer mehr Kund*innen überzeugt.

Mit Ambient Ihre individuelle Software entwickeln und Routinetätigkeiten reduzieren

Die Vorteile von digitalen Tools zur Ausführung von Routineaufgaben liegen auf der Hand. Es ist nun an Ihnen, zu entscheiden, ob (oder besser wann) auch Sie Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz, leistungsstärkeren Mitarbeiter*innen und besseren Produkten verhelfen wollen. Wir bei Ambient haben schon zahlreiche Unternehmen dazu beraten und mit unseren Softwareprodukten dafür gesorgt, dass aus analogen schwerfälligen Prozessen leichtfüßige digitale Umgebungen werden, die die Arbeit erleichtern und verbessern.

Klingt gut? Dann lassen Sie uns reden. Wir freuen uns darauf, Sie in einem kostenlosen Beratungsgespräch zu Ihrer Software zu beraten. Dabei setzen wir auf persönlichen Austausch, Kompetenz und Transparenz für unser Angebot. Wir freuen uns auf Sie!