Was ist die Retrospektive im Scrum?
Die Retrospektive findet in der Projektentwicklung nach Scrum nach jedem Sprint statt, um die Ergebnisse, aber auch Arbeitsweise, Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten im Workflow zu besprechen. Damit entspricht sie dem Prinzip des dauerhaften Lernens, das in der agilen Projektentwicklung so bedeutend ist. Der Grundsatz lautet: Wir lernen mit jeder Erfahrung dazu. Und das Gelernte wenden wir sofort gewinnbringend in unserem Arbeitsprozess an. Das macht die Retrospektive zu einem der wichtigsten iterativen Elemente überhaupt, denn sie bildet die Basis für eine stetig besser werdende Zusammenarbeit. Die vier wichtigsten Fragen sind also:
- Was lief im letzten Sprint gut?
- Was lief im letzten Sprint schlecht?
- Was können wir verbessern?
- Wie können wir es verbessern?
Wie läuft eine Retrospektive ab?
In der Regel dauern Retrospektiven zwischen ein und drei Stunden. Wie zeitintensiv sie sind, hängt davon ab, wie viele Teammitglieder am Projekt beteiligt sind, wie aufwändig dieses ist und wie kompliziert bzw. unkompliziert der letzte Sprint abgelaufen ist. Je mehr Klärungsbedarf besteht, desto länger sollte die Retrospektive dauern. Versuchen Sie hier, Zeitdruck zu vermeiden – denn für den nächsten (besseren) Sprint ist es wichtig, allen Mitarbeitenden und Themen gleichermaßen Gehör zu verschaffen.
An der Retrospektive sollten nach Möglichkeit alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter*innen teilnehmen. Auch Personen, die nicht vor Ort sind, sollten Gelegenheit dazu bekommen. Scrum Master und Product Owner können gemeinsam oder einzeln eine moderierende Rolle einnehmen. Darüber hinaus sind sie verantwortlich dafür, die technischen Voraussetzungen für ein gelungenes Meeting zu schaffen. Auch die Kund*in selbst miteinzubinden, kann – von Zeit zu Zeit – sinnvoll sein. So können Fehlschritte korrigiert und der Workflow kontinuierlich an veränderte Bedingungen angepasst werden.
Hilfreich sind bei der Retrospektive, wie bei jedem wichtigen Meeting, Visualisierungstools wie White Boards oder mehrfarbige Zettelchen. Das Ganze sollte jedoch nicht in den Vortrag eines Einzelnen münden. Spaß und Interaktivität sind sehr wichtig, um alle Teammitglieder einzubeziehen und emotional ins Geschehen einzubinden. Dafür gibt es eine Vielzahl an Spielen und Methoden, über die Sie weiter unten mehr lesen können. Zunächst ist es jedoch wichtig, dass das Meeting Struktur behält.
5 Phasen der Retrospektive nach Scrum
Die Retrospektive teilt sich strukturell in fünf Phasen ein:
- Intro
Im Intro begrüßen die Teilnehmenden einander und setzen den zeitlichen Rahmen für das Meeting fest. Die moderierende Person sollte einen Überblick über die Ziele der Retrospektive geben. Das ist wichtig, um das Wesentliche im Auge zu behalten: die Rekapitulation von Arbeitsprozessen und Ergebnissen zum Zweck der Workflowoptimierung. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass sich Ihre Retrospektive schnell in eine reine „Motzveranstaltung“ verwandelt, was nie produktiv ist. Machen Sie deutlich, worum es bei der Retrospektive geht:
- den letzten Sprint in Bezug auf Tools, Prozesse, Ergebnisse und Beziehungen der Teammitglieder bzw. zwischen Team und Kund*in zu betrachten
- negative Aspekte in allen diesen Punkten zu unterstreichen, um Verbesserungsbedarf aufzuzeigen
- positive Aspekte in allen diesen Punkten zu unterstreichen, um diese zu stärken
- daraus neue Ziele zu definieren, die im nächsten Sprint umgesetzt werden
2. Daten erfassen
Nehmen Sie in diesem Schritt Ihr Visualisierungstool zur Hilfe und sammeln Sie alle harten und weichen Daten, die helfen, die Arbeit im Team für den letzten Sprint geneinsam zu bewerten. Zu harten Daten gehören zum Beispiel all die messbaren Faktoren auf Ihrem Burn-Up-Chart. Weiche Daten umfassen die Gefühle, Erlebnisse und Ansichten der Mitarbeiter*innen. Fassen Sie als Scrum Master oder Product Owner alle diese Daten in Gruppen zusammen und priorisieren sie sie nach Wichtigkeit. Damit schaffen Sie die Basis für das, was diskutiert werden soll.
3. Einsichten gewinnen
An diesem Punkt findet der eigentliche Austausch im Team statt. Jeder Punkt auf der Liste wird kritisch und intensiv bearbeitet. Alle Teammitglieder denken gemeinsam über Ursachen für Probleme und mögliche Lösungen nach. Dieser dritte Step ist also essentiell für jede Retrospektive. Hier sorgen Sie nämlich dafür, dass nicht nur inhaltliche Fragen wirklich geklärt, sondern auch emotionale Blockaden gelöst werden. Wichtige Fragen sind dabei zum Beispiel:
Was hat Problem X verursacht? / Welche Faktoren haben dazu beigetragen? / Wie sind wir damit umgegangen? / Wie können wir jetzt besser damit umgehen? / Und wie vermeiden wir, dass Problem X auftritt?
4. Entscheidungen treffen
Hier geht es darum, im Team zu entscheiden, welche Schritte nun gegangen werden sollen. Diese werden vom Scrum Master oder Product Owner schriftlich fixiert. Dabei wird auch festgelegt, wer welche Aufgabe übernimmt und wann diese fertigzustellen ist. Es empfiehlt sich, eine Zeitleiste zu setzen, die das Ganze visualisiert.
5. Abschluss-Feedback der Retrospektive
Nach jeder Retrospektive sollten Sie auch das Meeting selbst gemeinsam bewerten. Das hilft, die Stimmung im Team nach diskussionsreichen und anstrengenden Runden hochzuhalten und alle für die kommenden Schritte zu motivieren. Außerdem gibt eine Feedbackrunde nach der Retrospektive Scrum Master und/oder Product Owner Aufschluss darüber, was beim nächsten Mal seitens der Moderation noch besser laufen kann.
Methoden für eine angenehme, konstruktive Retrospektive
Diskussionen im Team sind selten einfach. Jede*r hat eine eigene Meinung und subjektive Auffassung zu Dingen, Situationen und Prozessen. Als Scrum Master/Product Owner ist es Ihre Aufgabe, alle Teammitglieder so konstruktiv wie möglich durch die Retrospektive zu führen. Damit das Ganze nicht in Schuldzuweisungen kippt, können Sie auf ein paar simple, aber effektive Methoden zurückgreifen, die das Feedback-Meeting auflockern und Spaß in die Runde bringen.
- Für das Intro:
- Moodboard: Nutzen Sie beispielsweise eine simple Grafik, um Ergebnisse, Workflow und Atmosphäre graphisch zu beurteilen. Sie können dafür eine entsprechende dreiteilige Tabelle anlegen, auf der jedes Teammitglied seine Zufriedenheit mit dem jeweiligen Punkt eintragen kann. So ein Moodboard bietet die perfekte Basis für die kommende Diskussion.
- Smiley-Malen: Jedes Teammitglied kann am Anfang auch einen einfachen Smiley auf ein Blatt malen, der anzeigt, wie zufrieden er/sie mit dem letzten Sprint ist. Das mag auf den ersten Blick albern scheinen, lockert aber sofort die Stimmung.
2. Für die Erfassung der Daten/ die Gewinnung von Einsichten:
Diese beiden Phasen der Retrospektive sind meist nicht eindeutig getrennt. Sie können die Methoden also je nach Bedarf einsetzen, wann es gerade passt.
- Starfish-Methode: Der Scrum Master oder Product Owner malt einen Stern an das Whiteboard. Jede Ecke steht dabei für eine Frage. Nun schreiben alle Teammitglieder je eine Antwort zu den folgenden fünf Fragen auf einen Zettel:
- Womit müssen wir weitermachen?
- Womit müssen wir aufhören?
- Womit müssen wir beginnen?
- Was müssen wir verstärken?
- Was müssen wir abschwächen?
Diese Zettel kommen in die entsprechenden Ecken des Sterns auf das Whiteboard. Diese Methode hilft, Ansichten für alle verständlich zu machen und sofort zu sehen, worüber Konsensus herrscht und wo Diskussionsbedarf besteht.
- KALM-Tabelle: Hier geht es um dieselben Fragen wie beim Starfish-Modell, aber die Visualisierung erfolgt tabellarisch. Die vier Buchstaben stehen dabei für: keep (behalten), add (hinzufügen), less (weniger) und more (mehr). Scrum Master oder Product Owner legen für jede Kategorie eine Spalte in einer Tabelle am Whiteboard an. Alle Teilnehmer*innen können jetzt ihre Punkte auf Post-its schreiben und an die entsprechende Stelle kleben.
- Schachtel-Prinzip: Für mehr Bewegung und Spiel in der Retrospektive können Sie schon bei Beginn des Sprints eine Feedback-Schachtel an einen prominenten Ort setzen. Dort können während des gesamten Sprints alle Mitarbeiter*innen Zettel hineinwerfen, auf denen sie Dinge festhalten, die ihrer Meinung nach ausschlaggebend für den Projekterfolg sind. In der Retrospektive können diese Zettel dann einzeln am Whiteboard festgemacht und im Team diskutiert werden. Dasselbe können Sie natürlich auch mit Dingen machen, die nicht gut gelaufen sind.
- Worst case scenario: Dabei schreibt jede*r Mitarbeiter*in im Team auf, welche Schritte nötig wären, damit der nächste Sprint zum völligen Fail wird. Diese Zettel werden ans Whiteboard geklebt und gemeinsam ins Gegenteil umgewandelt. Das bringt nicht nur wertvolle Einsichten über weniger gut gelingende Dinge, sondern hilft auch, sich Luft zu machen und durch die Übertreibung eine humorvolle Note ins Meeting zu bringen.
- Fun-Value-Spiel: Bei diesem Spiel wird eine Grafik aus vier Bestandteilen aufgemalt. Dabei gibt es vier Felder für „much fun/no value“ (viel Spaß, kein Wert), „much fun/much value (viel Spaß, viel Wert), „no fun/no value“ (kein Spaß, kein Wert), „no fun/much value“ (kein Spaß, viel Wert). Alle Aufgaben und Tätigkeiten aus dem letzten Sprint werden dort eingetragen. So wird deutlich, welche Aufgaben zwar nicht besonders spaßig, aber nötig sind. Das erhöht das Verständnis und schafft mehr Anerkennung untereinander, auch für Aufgaben, die niemand gerne macht.
3. Für das Treffen von Entscheidungen:
Circle of Influence: Beim Circle of Influence werden drei verschieden große Kreise ineinander gemalt. Außen stehen die Rahmenbedingungen, im mittleren Kreis Maßnahmen, die im Team beeinflusst werden können, und im kleinsten Kreis Maßnahmen, die Einzelne treffen können. Nachdem Sie sich auf To-Dos für den nächsten Sprint geeinigt haben, können Sie diese jetzt anhand der Kreise einordnen. Daneben können Sie auch definieren, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Das hilft, die Interdependenzen der einzelnen Projektschritte und Tasks zu verdeutlichen und die Zusammenarbeit als Team zu fördern.
4. Für die Feedback-Runde:
Stimmungsbarometer: Für einen gelungenen Abschluss nutzen Sie die Daumen-Hoch-Methode. Alle in der Runde strecken gleichzeitig ihre Daumen aus und bewerten das Meeting: „Daumen hoch“ für „gut“, „Daumen seitlich“ für „geht so“ und „Daumen runter“ für „nicht gut“. Setzen Sie für Diskussionen über die Qualität der Retrospektive auf jeden Fall einen begrenzten Rahmen. Als Scrum Master oder Product Owner ist es sinnvoll, dass sie sich die Anzahl der Daumen notieren, um zu überprüfen, ob sich die Zufriedenheit mit der nächsten Retrospektive verbessert oder nicht. Ggf. sollten Sie dann weitere Maßnahmen ergreifen, zum Beispiel Ihre Methoden ändern, um mehr positive Rückmeldungen zu bekommen.
" Wir sind überzeugt davon, dass wir uns durch Retros kontinuierlich verbessern und das leisten können, was unsere Kund*innen an uns schätzen: hocheffiziente, kompetente Projektentwicklung mit herausragenden Ergebnissen. "
Sinn und Zweck von Retrospektiven
Retrospektiven sind aus vielen Gründen unerlässlich für erfolgreiches Projektmanagement. Die wichtigsten sind:
- Etablierung von Verbesserungsprozessen: Durch regelmäßige gemeinsame Bewertung der eigenen Arbeit wird das Verbessern als Standardprozess im Team etabliert. Das ist die beste Voraussetzung für dauerhaft erfolgreiches Arbeiten.
- Definieren von Verantwortlichkeiten: Die Retrospektive bildet auch den Rahmen dafür, Verantwortlichkeiten im Team festzulegen. Wer für welchen Bereich, welche Arbeitsschritte und Tasks zuständig ist, kann hier für alle transparent gemacht werden. So können Sie Unklarheiten von Vornherein vermeiden.
- Klärung von Meinungsverschiedenheiten: Probleme im Team können aus der Welt geschafft werden. Eine Retrospektive ist also nicht nur notwendig, um sachliche Verbesserung zu erzielen. Sie hat auch einen kathartischen, sprich reinigenden Effekt, um die Stimmung im Team zu verbessern.
- Förderung des Teamgeists: Aus all diesen Punkten folgt ein gestärkter Teamgeist, der wiederum die Motivation antreibt und die Produktivität aller Teammitglieder erhöht. Denn Sie wissen – wer gerne arbeitet, arbeitet einfach besser.
Trotz aller notwendigen Struktur: Bleiben Sie auch bei der Retrospektive agil. Wenn Sie in der vereinbarten Zeit nicht alle Punkte ausreichend besprochen haben, beißen Sie sich nicht daran fest. Falls ein wichtiger Punkt ausgelassen wurde, ziehen Sie das Meeting nicht in die Länge, wenn es nicht wirklich nötig ist. Nehmen Sie den Punkt besser in der nächsten Runde wieder mit auf und schauen Sie dann, ob sich etwas geändert hat oder er immer noch relevant ist. Wenn das der Fall ist, priorisieren Sie ihn bei der nächsten einfach Runde nach oben.
Retrospektive auch ohne Scrum effektiv
Auch traditionell arbeitende Unternehmen, die sich sonst nicht an Scrum orientieren, können von der Retrospektive profitieren. Die Abstände legen Sie dabei selbst fest. Während in der agilen Projektentwicklung nach jedem Sprint eine Retrospektive erfolgt, können Sie bei konventioneller Projektsteuerung auch immer dann ein Feedback-Meeting einplanen, wenn Bedarf besteht. Zumindest aber sollte nach jedem Projektabschluss eine Evaluationsrunde stattfinden. Das ist der effektivste Weg, um die zwei wichtigsten Faktoren für Unternehmenserfolg zu überprüfen: erstens die Zufriedenheit bzw. Motivation der Mitarbeiter*innen, zweitens die Qualität der Ergebnisse.
Bei Ambient, wo wir uns der agilen Arbeitsweise mit Herz und Verstand verschrieben haben, steht nach jedem Sprint eine Retrospektive an. Dabei nutzen wir u. a. die Tools, die wir Ihnen oben vorgestellt haben, und erweitern unsere Methoden laufend. Wir sind überzeugt davon, dass wir uns dadurch kontinuierlich verbessern und das leisten können, was unsere Kund*innen an uns schätzen: hocheffiziente, kompetente Projektentwicklung mit herausragenden Ergebnissen.
Haben Sie Fragen zu unserer Arbeitsweise, interessieren Sie sich für Scrum oder unsere Leistungen, schreiben Sie uns oder vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin. Wir freuen uns drauf!
