In Corona-Zeiten kennen viele das Gefühl Kollegen zum Teil über Monate (Jahre?) nicht persönlich im Büro gesehen zu haben, da alle (oder zumindest fast alle) von zu Hause arbeiten. Irgendwann fehlt einem das kurze Gespräch in der Kaffeeküche oder das gelegentliche Feierabend-Bierchen dann doch. Kurze Gespräche, die sonst auf dem Gang oder beim Mittagessen stattfinden, gibt es leider nur noch sehr selten.
Das Miteinander im Büro fehlt: Der Kaffee zwischendurch oder das Feierabendbier
Ein Kollege hatte auf einer Konferenz gute Erfahrungen in einem virtuellen Büro gemacht, in dem die Teilnehmer während der Konferenz in einzelnen Räumen Vorträgen zuhören konnten und miteinander ins Gespräch kamen. Er war positiv überrascht, wie gut spontane Gespräche (nach der ersten Überwindung jemanden in einem virtuellen Online-Chat anzusprechen) funktioniert haben.
Dies war Grund genug, bei uns das Thema „Virtual Office“ auch einmal auszuprobieren, um zumindest einen Teil vom gemeinsamen Büro-Feeling wieder herzustellen.
Was ist ein virtuelles Büro und will man das haben?
In einem virtuellen Büro kann man mit einem Avatar durch eine Karte laufen und mit Arbeitskollegen sprechen oder gemeinsame Meetings abhalten. Ob man so ein "virtuell Office" wirklich braucht und ob das auch Spaß macht, wollten wir persönlich herausfinden. Wir haben uns dafür entschieden, das ganze zunächst einmal für eine Woche auszuprobieren und nach Ablauf der Woche Feedback aus unserem Team zu holen.
Virtuelles Büro von Workadventure
Nach einiger Recherche fiel unsere Wahl auf "Workadventure". Open-Source, einfach anzupassen und kompatibel mit unserem Video-Chat-Tool Jitsi/ Kiwitalk. Außerdem hatte der Kollege auf der Konferenz auch (erfolgreich) seine ersten positiven Erfahrungen mit Workadventure gemacht, insofern wurden wir in unserer Wahl nur bestätigt.
Hier eine Übersicht verschiedener Tools die für ein virtuelles Büro in Frage kommen:
Wie unterscheiden sich die Anbieter und welche Funktionen bietet ein Virtual Office?
- Die Preise variieren stark von Anbieter zu Anbieter (Community Edition Workadventure vs. Monatliche Kosten pro User).
- Hosting in der Cloud oder auf eigenem Server möglich
- Zusätzlich zum intergierten Video-Chat können externe Anbieter eingebunden werden (also z.B. Teams, Zoom oder Jitsi). Welche dazugehören, variiert stark.
- Zusatzfunktionen wie das Einbinden von Webseiten (Intranet), Kollaborationstools oder auch Minispielen
Unser Setup: Eigener Server mit Workadventure, eine Karte mit einem Tisch und einem Meeting-Raum pro Team
Das technische Setup war schnell eruiert und die Einrichtung unkompliziert. Da wir direkt testen wollten, ob Workadventure längerfristig genutzt werden kann, haben wir uns einen eigenen Server zu betreiben, um alle Anforderung an Datenschutz & Co zu genügen.
Hochmotiviert und mit einer ersten Karte, die jedem Team ein Büro und einen Meeting-Raum/Video-Chart bereitstellt, sind wir also in die Woche gestartet.
Nach dem ersten Tag mit vielen neugierigen Erstbesuchern, zeigte sich das die Nutzung noch recht „ausbaufähig“ ist.
Im Alltag stellen sich viele Fragen, die es zu beantworten gilt:
- Wie stelle ich sicher, während eines externen Meetings nicht angesprochen zu werden?
- Die Meeting-Räume öffnen sich nicht im Vollbild, d.h. die Details auf geteilten Bildschirmen sind nur schwer zu erkennen.
- Die Karte ist groß, bei geringerer Nutzung sieht man oft niemanden in der direkten Umgebung. Wenn man niemanden findet, bleibt man nicht lange.
- Es gibt die ersten Gespräche, die ohne Virtual Office nicht stattgefunden hätten außerhalb der Teams, quasi „auf dem Gang“ oder in der virtuellen Küche.
- Das Feedback ist positiv, trotz der eher geringen Nutzung.
"Die Bereitstellung des virtuellen Büros ist nicht die Lösung, sondern nur ein Werkzeug, das man unbedingt auf die Bedürfnisse des Teams anpassen muss."
Die Umfrage: War schon mal voller, aber wir glauben dran und bleiben dabei.
Am Ende der Woche haben wir wie geplant alle im Unternehmen befragt, ob sie das Tool behalten wollen, was ihnen gefällt und was nicht.
Unsere Learnings nach einer Woche "Virtual Office":
- Die Karte wird verkleinert, so dass diejenigen die sie nutzen, genug andere Nutzer sehen.
- Es wurden Ruhezonen in Form einer Bibliothek integriert, in denen man nicht angesprochen werden kann.
- Die Meeting-Räume im Video-Call öffnen sich jetzt fast im Vollbild, so dass man längere Meetings mit Screen-Sharing machen kann
- Es wurden Mehrwerte wie ein virtueller Eingang zum Intranet auf der Karte eingebaut und anderen Spielereien wie „Watch Youtube together“ (https://w2g.tv/)
Unser Fazit zum virtuellen Büro
- Das Miteinander im Büro fehlt uns! Das virtuelle Office hat potential ein Stück Normalität in unseren Alltag zurückzubringen.
- Die Bereitstellung des virtuellen Büros ist nicht die Lösung, sondern nur ein Werkzeug, das man unbedingt auf die Bedürfnisse des Teams anpassen muss.
- Virtuelle Meetings bringen mehr Spontanität in den durchgeplanten Büro-Alltag in Corona-Zeiten.
- Wir werden dem "Virtual Office" längerfristig eine Chance geben und uns wieder spontan auf das ein oder andere "Küchengespräch" oder ein corona-konformes Feierabendbier treffen :)
