Regelmäßiger Flurfunk fällt aus, der eigene Laptop spinnt viel öfter als der Büro-PC und mit der Motivation hapert’s auch. Kommt Ihnen bekannt vor? Uns auch! Deswegen haben wir die häufigsten Probleme rund ums Arbeiten zu Hause beleuchtet und eine Liste mit hilfreichen Punkten erstellt, um den perfekten Remote-Arbeitsplatz zu schaffen. Wie dieser aussieht, erfahren Sie hier.
Remote und produktiv – warum das bestens Hand in Hand geht
Nachdem sich Deutschland beim Thema Homeoffice lange quergestellt hat, hat die Pandemie gezeigt: Es geht eben doch! Vielen Unternehmen und Mitarbeiter*innen blieb keine Wahl, als zum ersten Mal in ihrer Berufsgeschichte ihre Arbeit ganz oder zumindest zu einem Großteil nach Hause zu verlegen. Und trotz aller Skepsis haben wir diese Umstellung recht gut hinbekommen. Eine Studie von Statista aus dem Jahr 2021 belegt, dass 86 % der Arbeitnehmer*innen nach eigenen Angaben ihre Aufgaben genauso gut zu Hause erledigen können wie im Büro1. 63 % geben sogar an, zu Hause produktiver zu sein als an ihrem Arbeitsplatz im Unternehmen.
Auch auf Seite der Arbeitgeber*innen ist Homeoffice heute viel angesehener als noch vor zwei Jahren: 65 % der Unternehmen glauben, dass sie durch das Anbieten von Homeoffice attraktiver für gute Fachkräfte werden2. Work-Life-Balance, keine Pendelzeiten, Ersparnisse durch weniger Büroräume – es gibt zahlreiche Vorteile, die das Homeoffice für beide Seiten, Mitarbeiter*innen und Unternehmen, mit sich bringt. Aber ganz rosig sieht es natürlich nicht aus. Mit dem Homeoffice haben sich auch einige bestehende Probleme in der Arbeitswelt verstärkt und sind neue hinzugekommen.
Remote-Arbeitsplatz: die größten Herausforderungen
Womit die meisten Remote-Arbeitenden zu kämpfen haben, hat eine Umfrage von Forsa (Gesellschaft für Sozialforschung und statistische Analysen)3 ergeben. Laut dieser sind die häufigsten Probleme:
- Rücken- und Kopfschmerzen mangels ergonomischer Ausstattung am Home-Arbeitsplatz
- Störungen bei der Arbeit durch das häusliche Umfeld, v. a. bei Familien
- subjektiv als länger empfundene Arbeitszeiten
- nicht genügend Anerkennung durch Chef*in oder Vorgesetzte*n, weil weniger Wahrnehmung der Mitarbeiter*innen im Homeoffice
- generell mangelhafte Ausstattung am Home-Arbeitsplatz wie zu kleine Bildschirme, fehlende Software usw.
Wichtig bei Remote-Work: Hardware, soziale Kontakte und IT-Sicherheit
Interessant ist auch, dass nur 42 % der Befragten angaben, ausschließlich unternehmenseigene Hardware zu nutzen. 22 % nutzen diese zumindest überwiegend. Für viele Remote-Arbeitenden spielt auch der soziale Faktor eine große Rolle: War das Büro bisher Dreh- und Angelpunkt der alltäglichen sozialen Kontakte, ist die nicht-virtuelle Interaktion jetzt sehr reduziert. Das kann vor allem für Singles zum Problem werden.
Für Arbeitgeber*innen stellt die IT-Sicherheit im Homeoffice ein zusätzliches Problem dar. Netzwerke müssen jetzt nicht nur vor Ort an den Firmen-PCs geschützt werden, sondern eigentlich auch zu Hause. Das bringt neue technische Herausforderungen für die Admin-Teams mit sich.
Das BSI (Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik)4 hat 2020 ermittelt, dass während der Pandemie rund 8 % der Unternehmen verstärkt mit Cyber-Angriffen konfrontiert waren. (Am Budget für IT-Sicherheit hat das allerdings in den wenigsten Fällen etwas geändert.)
Trotzdem: 58 % aller befragten Unternehmen wollen Homeoffice auch außerhalb von Pandemien weiter ermöglichen. Denn die vielen Vorteile, die oben schon genannt wurden, überwiegen. Einer der wichtigsten Punkte hierbei dürfte die steigende Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch die höhere Chance der Unternehmen auf neue Fachkräfte sein.
Der Wille ist also bei vielen Unternehmen da. Aber wie setzen wir Homeoffice langfristig so um, dass wir maximale Produktivität erreichen? – Nun, hilfreich können diese 12 Tipps sein!
12 Tipps für einen produktiven Remote-Arbeitsplatz
Damit Remote funktioniert, müssen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen gleichsam ihren Teil dazu beitragen, ein produktives Arbeitsumfeld für zu Hause zu schaffen. Die wichtigsten Faktoren dabei sind:
- Equipment, Equipment, Equipment
Nicht umsonst werben heute so viele Firmen mit ihren super ausgestatteten Arbeitsplätzen. Nichts ist schließlich nerviger als fehlende oder fehlerhafte Technik, wenn man einfach nur in Ruhe arbeiten möchte. Laptops, Handys, Kameras – was auch immer im Büro gebraucht wird, müssen Mitarbeiter*innen im Homeoffice auch von zu Hause benutzen können. Und das dauerhaft. Provisorische Lösungen erschweren die Arbeit ungemein, was zu sinkender Motivation führt. Und das wiederum ist für Unternehmen immer schädlich.
Zum Equipment gehören aber nicht nur Soft- und Hardware, sondern eben auch ergonomische Stühle und andere Dinge, die das Arbeiten komfortabel machen. Dafür müssen Arbeitgeber*innen sorgen, wenn Sie Homeoffice produktiv gestalten wollen.
2. Technischer Support auch für Zuhause
Der Drucker im Büro macht natürlich auch Probleme – aber dann ist stets ein Admin da, um zu helfen. Diesen „Service“ sollten Unternehmen unbedingt auch für zu Hause Arbeitende anbieten. Allein eine Skype-Hotline mit technischem Support kann schon vielen Arbeitnehmer*innen im Homeoffice den Alltag versüßen. Wichtig ist, dass stets jemand erreichbar ist, der bei technischen Fragen Rede und Antwort steht.
3. Ruhe bitte!
Um auch Remote wirklich konzentriert arbeiten zu können, brauchen wir vor allem ein ruhiges Arbeitsumfeld. Leichter gesagt als getan, wenn die Familie auch den ganzen Tag zu Hause ist. Langfristig kann Homeoffice nur funktionieren, wenn Sie sich als Arbeitnehmer*in eine Arbeitsoase schaffen können, in der Sie ungestört sind. Das funktioniert vermutlich nicht im Vollzeit-Home-Office, wohl aber, wenn sie nur ein paar Tage von zu Hause aus arbeiten. Arbeitgeber*innen sollten hier größtmögliche Flexibilität beweisen. Zum Beispiel könnten die Homeoffice-Zeiten nur zu den Schulzeiten des Nachwuchses erfolgen. Oder aber sie werden auf die Tage gelegt, in denen die Mitbewohnerin bis spätnachmittags Uni und danach Paukenunterricht hat (nicht zu Hause, versteht sich!).
4. Stabile Internetverbindung sichern
Sollte eigentlich selbstverständlich sein? Ist es aber nicht. Vielleicht gehören Sie zu den Glücklichen, die nur selten aus der Jitsi-Konferenz geflogen sind, weil das Internet schlappgemacht hat. In vielen Orten Deutschlands (auch in Großstädten) ist das allerdings gang und gäbe und kann ganze Meetings verunmöglichen. Deshalb sollten nicht nur Arbeitnehmer*innen auf eine funktionierende Internetverbindung im eigenen Zuhause achten, sondern auch deren Arbeitgeber*innen. Das können Sie zum Beispiel tun, indem Sie anteilig zu den Internetkosten bei Ihren Arbeitnehmer*innen zu Hause beitragen, damit statt 20.000 MB auch 50.000 MB drin sind.
5. Einen „NUR-Arbeitsplatz“ einrichten
Homeoffice am Küchentisch funktioniert nur bedingt gut. Wenn Sie die Möglichkeit haben, einen Teil Ihres Zuhauses in eine Work-Zone umzuwandeln, dann tun Sie dies unbedingt. Es muss nicht immer gleich ein ganzes Arbeitszimmer sein. Vielleicht kann es auch eine abgeschirmte Ecke im Wohnzimmer werden, die Sie rein optisch anders gestalten als Ihre Wohnfläche. Unterschiedliche Farben, Formen und Möbel können bei der Unterscheidung helfen. So schaffen Sie eine visuelle Trennung zwischen Privat- und Arbeitsraum. Das kann vor allem Leuten entgegenkommen, die entweder Probleme haben, sich zu Hause zu motivieren, oder aber zu Hause noch mehr Überstunden machen als sonst. Versuchen Sie, für sich zu definieren, wo Sie arbeiten und wo Sie wohnen. Und dann halten Sie dies nach Möglichkeit auch ein.
6. Regelmäßige Live-Meetings
Was viele in der Pandemie vermisst haben, war das Zusammensein mit den Kolleg*innen. Nicht nur, dass arbeitstechnische Dinge erschwert werden, wenn nicht alle Mitarbeitenden regulär in einem Haus zusammensitzen. Auch das rein soziale Miteinander wie der Plausch zwischendurch, ist für viele Arbeitnehmer*innen wichtig, damit sie gut und gerne arbeiten. Regelmäßige Unternehmenstreffen sollten deshalb auch im Homeoffice stattfinden – und zwar nicht nur für Absprachen und Updates, sondern auch einfach zum Spaß. So bleibt die Motivation stark – die beste Voraussetzung für einen produktiven Remote-Arbeitsplatz.
7. Raus aus der Jogginghose!
Business-Dress fürs Zuhausearbeiten? Viele finden doch gerade die Bequemlichkeit, auch rund ums Aussehen, so attraktiv am Homeoffice. Natürlich ist es angenehm, eine halbe Stunde länger schlafen zu können, weil wir uns den Arbeitsweg sparen und uns auch nicht schick fürs Büro machen müssen. Auf die Produktivität hat dies aber einen nachteiligen Effekt. Wenn wir den ganzen Tag in Chillhose zu Hause lümmeln, dann fühlen wir uns eben auch nach Chillen. Darunter kann die Motivation und Qualität unserer Arbeit leiden. Die morgendliche Style-Routine fürs Büro sollte also im Homeoffice beibehalten werden, wenn auch reduziert.
8. Arbeitsstunden einhalten
Wer den ganzen Tag zu Hause arbeitet, findet es oft schwer, nach Feierabend einfach abzuschalten. Die Hemmschwelle, zwischen zwei Hundebabyvideos doch noch eben eine Mail zu lesen, ist dann einfach niedriger. Aber genau das sollten Arbeitnehmer*innen vermeiden, damit Homeoffice auch auf lange Sicht attraktiv für Sie bleibt. Überstunden müssen Überstunden bleiben und genau nachgehalten werden. Auch Ihre Pausenzeiten sollten sie genauso einhalten wie im Büro, damit Sie auch in Remote Work dauerhaft entspannt bleiben und effizient arbeiten können.
9. Bewegung nicht vernachlässigen
Bewegung während der Mittagspause fällt im Büro nicht leicht. Zuhause noch weniger ... Trotzdem ist es für eine produktive Arbeitsatmosphäre zu Hause wichtig, mehrmals am Tag in Bewegung zu kommen. Als Homeoffice-Worker*in können Sie in den Pausen spazieren gehen oder sich mit Kolleg*innen zum Essen treffen statt alleine in der Küche zu sitzen. Das hat auch einen positiven Effekt auf das Sozialleben bei Remote-Work. Oder Sie schmeißen die Schritte-Zähl-App nun doch wieder an, damit Sie jeden Tag in Schwung kommen.
10. Orgatools etablieren
Als Arbeitnehmer*in in Remote-Work ist es noch wichtiger, dass Sie sich selbst organisieren. Wenn Meetings seltener werden, fallen auch viele Reminder durch das Team weg. Schaffen Sie sich selbst Hilfsmittel dafür wie Listen, bunte Zettelchen, elektronische Erinnerungen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben auch zu Hause bestens zu strukturieren.
In puncto Organisation sind aber auch die Arbeitgeber*innen gefragt. Hier haben Sie einen großen Vorteil, wenn Sie schon vor der Remote-Zeit eine Orga-Software etabliert haben, die rein digital funktioniert. Wenn nicht, sollten Sie das schleunigst nachholen. Gerade bei Remote-Arbeit ist es wichtig, dass diese Software perfekt auf die Bedürfnisse Ihrer Teams zugeschnitten ist. Sie sollten also gut abwägen, ob Sie eine Standardlösung wählen oder lieber auf ein individuell für Sie erstelltes Programm setzen.
11. Eine digitale Infrastruktur schaffen
Über reine Arbeitssoftware hinaus sollten Sie als Arbeitgeber*in eine digitale Infrastruktur schaffen, die das Team auch in Remote-Work zusammenhält. Vielleicht kann Ihr interner Newsletter dabei die Hauptrolle spielen. Vielleicht ist es das Intranet. Auf jeden Fall sollten Sie dafür sorgen, dass alle von zu Hause problemlos kommunizieren und interagieren können. Beachten Sie: Das Quatschen auf dem Gang ist als Quelle für Unternehmensinfos mindestens so wichtig wie offizielle Info-Mails. Und dieser Kanal fällt bei Remote-Work komplett weg. Deshalb ist es so bedeutend, dass Sie Ihre Mitarbeiter*innen von nun an digital auf dem Laufenden halten und virtuelle Diskussionsräume ermöglichen. Auch feste, digitale Spielrunden oder andere Freizeitbeschäftigungen können wertvoll sein. Und ganz wichtig: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter*innen bestmöglich in den Prozess mit ein, damit die neuen Strukturen und Angebote auch genutzt werden.
12. Mehr rausgehen
Früher war es vielleicht so, dass Sie den Feierabend zu Hause in vollen Zügen genießen konnten. Doch wenn Sie Remote arbeiten, ist es möglicherweise schwerer für Sie, in den eigenen vier Wänden zu relaxen. Finden Sie deshalb einen Ort außerhalb Ihrer eigenen Wohnung, an dem Sie Ihren Feierabend gerne verbringen. Das kann die Wohnung eine*r Freund*in sein oder ein besonders nettes Restaurant.
Soll das heißen, dass wir uns jetzt jeden Abend nach Feierabend noch vor die Tür schleppen müssen? Natürlich nicht. Sie sollten unbedingt auch einen Chillort in Ihrem Zuhause schaffen – trotz Heimarbeit. Aber rausgehen am Abend spielt für Remote-Arbeitende eine viel wichtigere Rolle als für Office-Worker*innen. Vielleicht können Sie feste Zeiten für sich definieren, an denen Sie Ihren Feierabend draußen verbringen, zum Beispiel zweimal wöchentlich.
"Arbeitnehmer*innen profitieren von einer neugewonnenen Freiheit, die viele zufriedener macht als feste Bürozeiten. Arbeitgeber*innen dürfen sich über zufriedenere Mitarbeiter*innen und damit bessere Arbeitsergebnisse freuen, genau wie über gesenkte Fixkosten und eine überregionale Reichweite für ihr Business."
Einen produktiven Remote-Arbeitsplatz schaffen – ein Gemeinschaftwerk
Der Übergang in teilweise oder vollständige Remote-Arbeit ist sicher eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung in unserer Welt. Aber sie ist zu meistern, wenn wir gemeinsam daran arbeiten. Schließlich bietet die Heimarbeit für beide Seiten viele Vorteile: Arbeitnehmer*innen profitieren von einer neugewonnenen Freiheit, die viele zufriedener macht als feste Bürozeiten. Arbeitgeber*innen dürfen sich über zufriedenere Mitarbeiter*innen und damit bessere Arbeitsergebnisse freuen, genau wie über gesenkte Fixkosten und eine überregionale Reichweite für ihr Business.
Fest steht: Jede*r kann einen Teil dazu beitragen, dass Remote Work weiterhin funktioniert und noch produktiver wird. Wir sind überzeugt davon, dass das Arbeiten von Zuhause sich als Normalität etablieren wird. Bis es soweit ist, müssen wir alle den Weg vom analogen Büro hin zu digitalen Worspaces als zentrale Aufgabe begreifen. Das A und O ist hier wie so oft eine gelungene Kommunikation zwischen Remote-Arbeitenden und Unternehmensführung. Dabei sollten die Bedürfnisse beider Seiten angesprochen und gemeinsam konstruktiv angegangen werden. Unsere 12 Tipps für einen produktiven Remote-Arbeitsplatz können Ihnen dafür eine gute Basis sein! Der Rest ist vor allem individuelles Learning by doing.
