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Mit welchen Tools kann man erfolgreich agile Projekte planen?

Agiles Projektmanagement bedeutet auch durchdachte Planung. Denn gerade weil „Agile“ so flexibel ist, muss eine Orientierung her, damit das Team konzentriert und erfolgreich arbeiten kann.

Dafür gibt es verschiedene Hilfsmittel, die Sie nutzen können, um Projekte effizient umzusetzen. Neben analogen Boards und Meetings bieten sich auch Softwarelösungen an, die agiles Projektmanagement einfacher machen. Wir zeigen Ihnen die besten Tools fürs Projektmanagement, die Ihnen die Arbeit erleichtern.

Agile Tools – welche gibt es?

Tools für agile Projektplanung sind genau an die Bedürfnisse agil arbeitender Unternehmen angepasst. Vor allem Software, die das Arbeiten nach Scrum unterstützt, kommt dabei oft zum Einsatz. Es gibt aber auch Programme, die Zusammenarbeit à la Kanban unterstützen. Darüber hinaus finden sich heute auch Mischformen agiler Tools, die sowohl Scrum als auch Kanban ansprechen. Die meisten agilen Projektmanagement-Tools funktionieren cloudbasiert und bieten Dashboards, Karten, Listen und Boards zur einfachen Darstellung und Handhabung.

Wozu brauchen wir agile Tools?

Agile Tools sind ganz einfach dazu da, die agile Entwicklung zu erleichtern. Durch den Einsatz von passender Software kann sowohl Planung als auch Umsetzung von Projekten effizienter und erfolgreicher gemacht werden.

Gute Tools können dabei in mehreren Bereichen genutzt werden.

  • Kommunikation:

Hier geht es vor allem um das Zuweisen diverser Aufgaben und den Austausch von Feedback und wichtigen Informationen zum Projekt.

  • Aufgabenmanagement:

Hier braucht es Scrum- oder Kanban-Boards, Aufgabenlisten und die Möglichkeit zur Auswertung der einzelnen Aufgaben.

  • Agile Metriken, Reports und Analysen:

In diesem Bereich sollte das Tool entscheidend zur Qualitätssicherung beitragen. Dazu gehören z. B. die Auswertung von Bottlenecks in Workflows und Engpässen bei der Materialbeschaffung, aber auch die Erfassung des Arbeitsaufwands.

Agile Projektmanagement-Tools fassen somit die Funktionen traditioneller Organisationstechniken (bspw. haptische Boards und einzelne Aufgabenlisten) in einer Software zusammen. Damit vereinfachen sie nicht nur die Projektentwicklung, sondern auch die Dokumentation und erhöhen so den Lerneffekt nach jedem Projekt. Die größten Vorteile dabei sind:

  • Teams können ihre Ziele gemeinsam definieren, visualisieren und tracken.
  • Die Projektplanung in nur einem oder wenigen Tools ist übersichtlicher.
  • Feedback wird konstant ausgetauscht und kann immer abgerufen werden.
  • Das gesamte Projekt wird perfekt dokumentiert und die Analyse von Fehlern wird einfacher.
  • Scrum-Rollen können einfacher festgelegt werden und von Mitarbeiter*innen bestmöglich erfüllt werden.

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Mit dem eigenem Projekt durchstarten?

10 Tools, die Sie im agilen Projektmanagement nutzen sollten

Jedes Unternehmen hat eigene agile Abläufe. Schließlich gibt Scrum auch keine genauen „Regeln“ vor, sondern bietet lediglich einen Rahmen, in dem sich Teams selbst organisieren können. So ist auch die Nutzung von Tools zur agilen Projektplanung eine individuelle Sache. Aber wie soll man sich in dem Meer aus Angeboten entscheiden?

Hier stellen wir Ihnen eine Auswahl an Software vor, die in verschiedenen Bereichen hilfreich ist.

  1. Asana
    Dieses Programm bietet zahlreiche Funktionen für Scrum und Kanban. Außerdem kann andere Software wie Tableau, Salesforce und Adobe Creative Cloud leicht integriert werden. Es gibt To-Do-Listen, Projektsegmentierung in Abschnitte, übersichtliche Gantt-Diagramme, Boards, Haftnotizen und obendrauf niedliche Tiere, die die Benutzeroberfläche auffrischen. Asana bietet auch die Möglichkeit, komplexe Kampagnen zu erstellen, Zeitpläne, Kalender und benutzerdefinierte Felder zu verwenden und über die Bereiche „Infobox“, „Teams“ und „Diskussionen“ zu kommunizieren. Somit lässt sich das Tool flexibel auf jeden Workflow ausrichten. Außerdem ist Asana als Basisversion komplett gratis downloadbar. Im Gegensatz zu professionelleren Projektmanagementprogrammen muss man mit kleinen Einschränkungen vorliebnehmen, z. B. einer rudimentären Filterfunktion.
  2. Jira
    Jira ist nicht nur ein echtes Allroundtool für das Projektmanagement. Die Software kann auch Bug-Tracking und Issue-Tracking. Der größte Vorteil von Jira ist seine extrem hohe Anpassungsfähigkeit an individuelle Workflows. Mit Jira können Sie Aufgaben erfassen, zuweisen und priorisieren. Sie haben sowohl Scrum-Projektmanagement-Tools als auch Kanban-Boards integriert. Zum Beispiel finden Sie hier Burndown-Charts, Velocity-Charts und diverse Backlog-Funktionen. Auch Entwickler-Tools wie BitBucket und Confluence können leicht integriert werden. Jira kostet ab 10 $ für zehn Benutzer*innen monatlich und ist für gemeinnützige Vereine und öffentliche Schulen sogar kostenlos.
  3. Monday
    Monday ist ein Tool, das für mehr Übersichtlichkeit im agilen Projektmanagement sorgt. Dabei wird mit Listen und Tabellen gearbeitet. Aufgaben oder „Pulses“ werde in „Columns“ dargestellt und in „Groups“ gebündelt. Mehrere Groups formen ein Board. Daten können als Timeline in Gantt-Diagrammen, als Kalender, Charts, Formulare oder Kanban-Karten angezeigt werden. Praktisch ist auch, dass sich Ortsangaben direkt per Google Maps abrufen lassen. Activity Log und automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit reibungslos funktioniert. Darüber hinaus gibt es für jede Aufgabe einen eigenen Diskussionsbereich. Sie können dabei jedes Element frei konfigurieren. Es gibt für jeden Bereich Templates, z. B. Redaktionsplanung und Office Management, die Sie nutzen können. Ein kleines Manko: Dadurch, dass alles in Tabellen angezeigt wird, kann Monday auf Dauer etwas fad wirken. Rein organisatorisch aber bietet das Programm zahlreiche Möglichkeiten, Workflows zu vereinfachen.
  4. Factro
    Factro bietet einen sehr großen Funktionsumfang, ist aber wegen seiner intuitiven Bedienweise übersichtlich und unkompliziert. Hier finden Sie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Strukturbäume als Visualisierungsoptionen. Hervorzuheben ist auch, dass das Programm aus Deutschland stammt und somit ein Kundenservice in greifbarer Nähe liegt. Die Basisversion ist kostenfrei und bietet bereits viele Möglichkeiten, Projekte erfolgreich zu managen. In der kostenpflichtigen Version gibt es außerdem Checklisten, Kommentarfunktion, Benachrichtigungsfeed, Leistungserfassung, Controlling, projektübergreifendes Dashboard und vieles mehr.
  5. Active collab
    Auch Active Collab bietet eine Fülle an Projektmanagement-Funktionen von Projektplanung, Zeiterfassung, Kostenverfolgung und Kommunikationsbereichen. Hier können Sie verschiedene Benutzerrollen festlegen, um zu entscheiden, was welche*r Benutzer*in sehen und bearbeiten kann. Das Programm gibt es für 9 $ pro drei Benutzer*innen monatlich.
  6. Ravetree
    Ravetree ist ein weiteres umfassendes Projektmanagement-Tool, das mit seinem riesigen Funktionsumfang in Projektplanung, CRM, Ressourcenplanung und Zeit- und Kostenverfolgung völlig ohne Add-Ons auskommt. Mit Ravetree können Sie Sprints planen, User Stories, Story Points und Epics definieren und Budget managen. Die Software kostet ab 29 $ pro Monat und Benutzer*in.
  7. Pivotal Tracker
    Mit Pivotal Tracker können Sie mehrere Projekte nebeneinander anzeigen und organisieren. Priorisierung, Kommunikation und Aufgabenerfassung werden so noch einfacher möglich. Das Tool ist an die Ansprüche von Software-Entwicklungsteams mit hohem Kommunikationsbedarf angepasst und bietet alle gängigen Scrum-Charts sowie umfassende Filteroptionen, um Projekte zu finden. Das Tool ist für bis zu drei Benutzer*innen kostenlos. Danach liegt der Preis bei 12,50 $ pro Person im Monat.
  8. Nutcache
    Nutcache umfasst eine große Bandbreite an Funktionen von Aufgabenmanagement über gemeinsames Arbeiten an Dokumenten bis hin zu Rechnungserstellung. Das Tool hilft bei der effizienteren Durchführung und Dokumentation von Projekten in der Software-Entwicklung genauso wie bei der Budgetierung und Kostenerfassung. Für bis zu 20 Benutzer*innen ist das Programm kostenlos. Die professionelle Version kostet ab 7,95 $ pro Benutzer*in. Diese bietet einen größeren Speicher und mehr Funktionen.
  9. awork
    Mit diesem Tool können Sie einfach auch mit externen Projektteilnehmer*innen zusammenarbeiten, Projekte analysieren und alle Basisfunktionen zum agilen Projektmanagement nutzen. Boards und Listen sorgen für visuelle Übersichtlichkeit. Es kann projektübergreifend geplant und umfangreich gebrieft werden. Auch verschiedene Rollen können in awork angelegt werden.
  10. Basecamp
    Das Porgramm Basecamp hat es sich zur Aufgabe gemacht, Prozesse so übersichtlich wie möglich abzubilden und zu managen. Es gibt dabei mehrere Sprachen zur Auswahl sowie die Möglichkeit, Projekte zu exportieren, zahöreiche Add-Ons einzubinden und Aufgaben zuzuweisen. Basecamp kostet ab 11 $ monatlich pro Nutzer*in.
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" Tools in der agilen Projektplanung sind dazu da, die Arbeit zu erleichtern. Es geht nicht darum, so viele Funktionen wie möglich zu bekommen, sondern genau die Funktionen, die auch wirklich von Ihnen genutzt werden. Dabei kann weniger manchmal mehr sein. "

Welches Tool ist das richtige für meine agile Projektplanung?

Tools in der agilen Projektplanung sind dazu da, die Arbeit zu erleichtern. Es geht nicht darum, so viele Funktionen wie möglich zu bekommen, sondern genau die Funktionen, die auch wirklich von Ihnen genutzt werden. Dabei kann weniger manchmal mehr sein. Bei der Auswahl der richtigen Programme sollten Sie sich also danach richten, was Ihr Team gerade benötigt, um Projekte effizienter umzusetzen.

Dabei sollten Sie auf jeden Fall auf „echte“ Agile-Tools wie die oben beschriebenen setzen. Natürlich kann auch traditionelle Software wie Microsoft Project im Projektmanagement nützlich sein. Sie ist aber auch auf traditionelles Projektmanagement im Sinne der Wasserfall-Methode gemünzt. Für die flexible, iterative Arbeitsweise von Scrum und Co. ist solche Software deshalb nur bedingt geeignet. Um die richtige Software für Ihre agile Projektplanung zu finden, sollten Sie sich im Vorfeld folgende Fragen stellen:

  • Welchen Funktionsumfang benötige ich (jetzt und in Zukunft)?
  • Auf welche Features für welchen Projektbereich lege ich am meisten Wert (Kommunikation, Projektmanagement, Aufgabendokumentation usw.)?
  • Wie viele Mitarbeiter*innen sollen das Tool nutzen?
  • Welches Budget habe ich für das Tool?
  • Welche anderen Tools möchte ich mit dem neuen Programm verbinden?
  • Wie flexibel sollen Funktionen und Benutzeroberfläche sein?
  • Will ich die Möglichkeit haben, verschiedene Benutzerrollen zuzuweisen?

Fragen rund ums Thema agile Projekte planen?

Heute gibt es zahlreiche Projektmanagement-Tools für agile Softwareentwicklung. Aber auch über den Entwicklungsbereich hinaus nutzen immer mehr Teams agile Tools, um Aufgaben besser zu managen, sich schneller über Projektschritte auszutauschen und Arbeit generell effizienter zu machen. Kein Wunder, dass die Auswahl des richtigen Programms da nicht ganz so leichtfällt.

Da wir selbst schon lange agile Abläufe in unseren Arbeitsalltag integriert haben, kennen wir uns mit agiler Projektplanung und den passenden Tools bestens aus. Generell empfehlen wir Ihnen, jedes wichtige Tool vor Anschaffung zu testen. Kostenlose Testphasen sind heute bei den meisten Software-Anbietern Standard.

Darüber hinaus unterstützen wir Sie sehr gerne bei der Auswahl Ihrer Programme und beraten Sie persönlich, transparent und kompetent zu allen Ihren Fragen rund ums Projektmanagement. Schreiben Sie uns gerne eine Mail – wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!