Stehen Sie jetzt vor der Frage, ob sich Individualsoftware für Ihr Projekt überhaupt lohnt? Dann lesen Sie diesen Artikel und finden Sie es mit unserer Checkliste ganz einfach heraus.
Was unterscheidet Individual- und Standardsoftware voneinander?
Standardsoftware meint standardisierte Programme, die per Lizenz gekauft und meist auch für Standardprozesse genutzt werden. Klassische Beispiele hierfür sind Online-Rechnungsprogramme oder Adobe-Produkte wie Photoshop oder Illustrator. Alltägliche Aufgaben wie HR-Management mit Lohnabrechnungen und Urlaubsplanung oder Office-Management mit Neuanschaffungen von Büromaterialien und Planung von Dienstreisen sind solche Prozesse. Hier sind Sie mit Standardsoftware gut bedient, denn es werden selten kreative oder individuelle Lösungen gefordert. Die Prozesse sind meist simpel, konstant gleichbleibend und zwar äußerst relevant für die Arbeitsabläufe intern, aber nicht relevant für das Kerngeschäft.
Individualsoftware hingegen kommt dann zum Einsatz, wenn innovative Lösungen hermüssen, die das Kerngeschäft Ihres Unternehmens betreffen. Sie kann entweder intern im Team oder von einem externen Profi entwickelt werden – je nach vorhanden Kapazitäten und Budget. So entsteht eine Software, die exakt zu den etablierten Prozessen in Ihrem Unternehmen passt. Es gibt kein "Zuviel" und kein "Zuwenig" an Funktionen. Der Arbeitsablauf mit Individualsoftware ist also auch bei anspruchsvollen Projekten smooth und hocheffizient. Neben internen Anwendungen ist vor allem die kundenorientierte Software klassische Individualsoftware. Dazu gehören auch Online-Shops und Apps.
Wann Standardsoftware nicht mehr genügt
Vielleicht kennen Sie das selbst: Sie kaufen eine Software, weil Sie sie durch Bewertungen, Preis und Marketing überzeugt hat. 100 Lizenzen sind im Team installiert, Ihre Mitarbeiter*innen im Umgang geschult – und nach einer Woche oder zwei stellen Sie fest: Diese Software ist für die Hälfte der notwendigen Prozesse in Ihrem Workflow völlig ungeeignet. Entweder fehlt eine beachtliche Menge an Funktionen, die Sie dringend bräuchten. Oder aber es gibt so viele Features und Möglichkeiten, dass Sie sich nahezu erschlagen fühlen – obwohl Sie doch eine einfache Lösung wollten.
Das ist ärgerlich und kommt vor allem dann vor, wenn sich Prozesse im Unternehmensalltag grundlegend geändert haben oder ein Projekt mit neuen Anforderungen geplant wird, die neue Software nötig machen. Die Möglichkeiten, die Sie dann haben:
- Kauf einer neuen Software, die eventuell besser funktioniert
- "Customizing", d. h. das Anpassen der Software an Ihre Bedürfnisse
Beides ist oft teuer und wenig effektiv: Denn bei beiden Varianten sind die Möglichkeiten der Anpassung in der Regel begrenzt.
Auch miteinberechnen müssen Sie den Aufwand für das Testen neuer Versionen. Gerade nach Releasewechseln kann dies sehr anstrengend und kostspielig werden.
Dann ist Individualsoftware die bessere Variante. Sie kommt zum Einsatz, wenn
- individuelle, relevante Unternehmensprozesse abgebildet werden müssen,
- Projekte spezifische Anforderungen mitbringen,
- es auf dem Markt keine Standardsoftware gibt, die diese Anforderungen erfüllt
- eine intuitive und perfekt integrierte Lösung einen Wettbewerbsvorteil erzeugt
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Ist Individualsoftware immer teurer als Standardsoftware?
Ein weitverbreiteter Irrglaube ist der, dass Individualsoftware mit viel höheren Kosten verbunden ist als Standardsoftware. Das stimmt jedoch nur bedingt. Natürlich: In der Anschaffung ist Individualsoftware teurer. Eine Lizenz eines Standardprogramms kostet weniger als eine maßgeschneiderte Lösung – das ist wie bei allen anderen Produkten auch hier der Fall.
Aber es gibt einen guten Grund, warum sich immer mehr Unternehmen für individuelle Lösungen entscheiden: den ROI. Schaut man nur auf die Anschaffungskosten, liegt Individualsoftware selbstverständlich oft über Standardprogrammen. Doch das gibt keinen Aufschluss über die realistischen Kosten dahinter. Um diese zu ermitteln, müssen Sie weitere Faktoren beachten – vor allem das Kosten-Nutzen-Verhältnis beider Varianten.
Haben Sie nach eingehender Recherche kein Programm auf dem Markt gefunden, das zu Ihren besonderen Ansprüchen passt, sollten Sie nicht auf Biegen und Brechen irgendeines kaufen, um dann festzustellen, dass Sie im Prinzip das komplette Programm umschreiben müssen. Diese späteren Adaptionen sind oft mindestens genauso teuer wie das Erstellen von Individualsoftware – und reichen kaum an deren Perfektion heran. Auch haben Sie bei Standardsoftware laufende Lizenzkosten, die Sie an ein Softwareunternehmen binden. Sie haben keinen Einfluss auf Upgrades, Zusatzkosten etc., die sich immer ändern können. Bei Individualsoftware bekommen Sie, was Sie kaufen.
Kostenvergleich: Individualsoftware vs. Standardsoftware
Beachten Sie also bei Ihrer Wahl folgende Faktoren:
- laufende Kosten / Anschaffungskosten
- Je nachdem, wie weit Sie die Lizenzkosten für Standardsoftware im Voraus berechnen (können), werden Anschaffungskosten für Individualsoftware im Vergleich sicher höher sein. Dafür können Sie sich über diese allerdings sicher sein, was bei Standardsoftware nicht der Fall ist. Hierunter fallen auch der Mehraufwand und die Mehrkosten, die durch "Customizing" entstehen.
- Nutzen im Arbeitsalltag bzw. für das Projekt bei beiden Lösungen
- So durchdacht eine Standardsoftware auch ist – sie kommt in puncto Funktionalität nie an eine individuell auf Sie zugeschnittene Software ran. Dasselbe gilt für entscheidende Wettbewerbsvorteile.
- Zeitersparnis durch perfekt funktionierende Software
- In diesem Zuge können Sie auch mit einer größeren Zeitersparnis durch den Einsatz von Individualsoftware rechnen. Was funktioniert, braucht weniger Updates, weniger Erklärungen, weniger Aufmerksamkeit. Mit Individualsoftware können sich Ihre Mitarbeiter*innen also besser auf das konzentrieren, was ihre eigentliche Aufgabe ist. Auch die Einarbeitungskosten der Mitarbeiter*innen bei beiden Versionen sollten Sie sich dementsprechend vor Augen führen. Bei Individualsoftware sind diese in der Regel geringer, da die Software ans Unternehmen angepasst ist und nicht umgekehrt.
Erst, wenn Sie diese Kosten ins rechte Verhältnis gesetzt haben, wissen Sie, welche Lösung es werden soll: Standard oder Individual.
Checkliste: Lohnt sich Individualsoftware oder nicht?
Manche Projekte oder Prozesse sind nicht leicht einzuordnen, was die Wahl der Software betrifft. Lohnt sich Individualsoftware oder reicht eine Standardlösung? Damit Sie diese Entscheidung noch einfacher treffen können, gehen Sie einfach diese Checkliste durch:
- Mein Projekt/Arbeitsprozess ist relevant fürs Kerngeschäft.
Je wichtiger das Projekt/der Arbeitsprozess, umso wichtiger ist auch eine speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Software.
- Es gibt keine Standardsoftware auf dem Markt, die meinen Anforderungen genügt.
Haben Sie gut recherchiert, aber einfach kein Programm gefunden, das leisten kann, wonach Sie suchen, entscheiden Sie sich für Individualsoftware. Nur so sparen Sie sich zermürbendes Ausprobieren, Zeit und Nerven.
- Es gibt zwar Standardalternativen auf dem Markt, aber mit einer besseren Individualsoftware habe ich Wettbewerbsvorteile.
Auch wenn es auf dem Markt Software gibt, die theoretisch reichen könnte, ist Individualsoftware immer eine Überlegung wert, wenn sich daraus für Sie bedeutende Wettbewerbsvorteile ergeben können. Haben Sie zum Beispiel einen Weg gefunden, mit Individualsoftware nur die Hälfte der Arbeitszeit für ein Projekt aufzuwenden, dann ist das ein extrem wichtiger Faktor.
- Ich habe viele Programme in meinem Unternehmen im Einsatz, an die sich Standardsoftware nur schwierig anbinden lässt.
Dann machen Sie es sich einfacher mit Individualsoftware. Diese kann an alle bestehenden Programme und Prozesse angepasst und ganz einfach integriert werden.
- Ich brauche die Software nicht umgehend, sondern kann in einem begrenzten Rahmen warten.
Standardsoftware hat einen entscheidenden Vorteil: Sie ist sofort verfügbar. Bei Individualsoftware müssen Sie sich eine Weile gedulden, bis Sie einsatzbereit ist. Schließlich muss diese erst gemäß Ihren Wünschen entwickelt und integriert werden. Brauchen Sie dringend sofort eine Lösung, ist Standardsoftware also die richtige Wahl. In anderen Fällen werden Sie fürs Warten mit einer eigens für Sie angefertigten Software belohnt. Somit kann man sich das Verhältnis Standardsoftware - Individualsoftware ein bisschen so vorstellen wie das Essen im Fast Food- oder im Sternerestaurant: Das eine ist schnell fertig, das andere kostet Geduld, aber schmeckt besser, intensiver und macht lange satt.
- Die gewünschte Software ist so relevant, dass ich ständigen Support bei Problemen brauche.
Auch hier lohnt sich eine Individuallösung. Wenn Sie diese selbst entwickeln, haben Sie den Support sogar direkt im Team. Aber auch wenn Sie sich für eine professionelle Softwareagentur entscheiden, bietet diese Ihnen (wenn sie gut ist) ständigen Support – auch nach Fertigstellung. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Ihre Software für wichtige Unternehmensprozesse eingesetzt wird und damit unbedingt fehlerfrei laufen muss. Bei Standardsoftware haben Sie hingegen meistens nur begrenzten oder keinen Support.
- Ich möchte die Software flexibel an aktuelle Bedingungen anpassen.
Wollen Sie, dass Ihre Software sich den Bewegungen Ihres Unternehmens anpasst – und nicht umgekehrt –, ist Individualsoftware die Variante der Wahl. Hier können Sie mit einem kompetenten Partner an Ihrer Seite oder auch im eigenen Team flexibel alle Änderungen vornehmen, die Sie brauchen. So bleibt Ihre Software aktuell und kann immer optimal genutzt werden. Dabei müssen Sie nicht auf Updates seitens irgendeines Herstellers warten. Der Code gehört Ihnen und Sie passen die Software immer dann an, wenn veränderte Bedingungen dies erfordern. Dadurch sind Sie gegenüber Ihrer möglicherweise langsamer agierenden Konkurrenz im Vorteil.
- Ich möchte beim Thema Software einen klaren Überblick über alle Kosten behalten.
Wenn Sie eine Individualsoftware kaufen, kennen Sie den Preis. Bei Standardlizenzen kann sich jederzeit etwas ändern, vorher nicht ausgewiesene Upgrades können nötig werden, damit das Programm weiter funktioniert o. ä. Haben Sie sich einmal für die Standardsoftware entschieden, können Sie sie nur mit viel Aufwand gegen eine andere tauschen, wenn Ihnen die Bedingungen nicht mehr zusagen.
- Mir ist es wichtig, dass alle Daten DSGVO-konform gespeichert werden und der Prozess transparent ist.
Große Anbieter von Software-as-a-Service Produkten sind meist amerikanische Unternehmen, die Ihre Daten in der Cloud speichern. Hinsichtlich DSGVO bewegt man sich damit zumindest in einer Grauzone, wenn personenbezogene Daten an Serverstandorten außerhalb Europas verarbeitet werden. Mit der Entwicklung einer Individualsoftware, entscheiden Sie selbst, in welchem Land Ihre Daten gespeichert werden und können die DSGVO-Konformität sicherstellen.
- Ich möchte mich nicht zu abhängig von einem Anbieter machen
Sobald Sie eine Software-as-a-Service Standardlösung über einen gewissen Zeitraum nutzen und dort viele Daten gespeichert sind, haben Sie in den meisten Fällen einen Lock-In Effekt. Das hat zur Folge, dass Sie nicht ohne weiteres den Anbieter wechseln können und darauf angewiesen sind, dass es diesen Service noch in ein paar Jahren geben wird. Auch gegen eine starke Erhöhung der Lizenzkosten in den Folgejahren, können Sie sich dann nur noch schwer zur Wehr setzen. Bei einem Individualsoftwareprojekt sind Sie der Eigentümer des Codes. Die verwendeten Bibliotheken und Services sind meist Open-Source und können einzeln ausgetauscht werden. Auch der Dienstleister für die Erstellung und Weiterentwicklung des Codes kann gewechselt werden.
" Wir schauen uns sehr genau an, was für Ihr Projekt in Frage kommt und sinnvoll ist. Natürlich freuen wir uns, wenn Sie sich für eine Individuallösung mit uns an Ihrer Seite entscheiden. Aber wir lassen auch andere Optionen nicht außen vor. Wenn eine Standardsoftware ausreicht, dann werden wir Ihnen auch dazu unsere ehrliche Meinung sagen. "
"Customizing" - Standardsoftware anpassen als Alternative zu Individualsoftware?
"Customizing", also das Abändern von Standardsoftware für den besseren Einsatz in einem Unternehmen, stellt eine Möglichkeit dar, Individualsoftware zu vermeiden, aber trotzdem ein Quäntchen "Eigenes" ins Programm zu bringen.
Das kann durchaus sinnvoll sein, wenn sich die Änderungen auf wenige Handgriffe beschränken. Oft ist es aber so, dass dieses Eingreifen in den Quellcode eines Programms komplizierter ist. Neben der Zeit, die Ihr Team damit verbringt, spielt auch die Fehlerquote eine große Rolle. Änderungen müssen sauber implementiert werden. Das kann bei extern erworbener Software schwierig zu bewerkstelligen sein. Auch ist es bei so genannter proprietärer Software, also solcher, die Sie von einem Anbieter kaufen, oft nur begrenzt möglich. Bei Open-Source-Lösungen haben Sie dagegen unbegrenzte Änderungsmöglichkeiten. Allerdings bietet Open-Source oft nur wirkliche Basis-Programme, die ohnehin um viele Funktionen erweitert werden müssen. In diesem Sinne kann die Adaption von Open-Source-Programmen genauso aufwändig werden wie die Produktion einer komplett neuen Individualsoftware. Dies sollten Sie bei Ihrer Entscheidung unbedingt beachten.
Individualsoftware – inhouse herstellen oder auslagern?
Individualsoftware hat sie als beste Lösung überzeugt? Aber Sie wissen nicht, ob sich das interne Programmieren mit Ihrem eigenen Team oder eher das Hinzuziehen eines externen Partners anbietet?
Schauen Sie sich zuallererst das Projekt selbst und Ihre Ressourcen an:
- Ist die zu entwickelnde Software eher schlicht und der Aufwand überschaubar?
- Haben Sie genügend Mitarbeiter*innen, die über technisches Knowhow zur Umsetzung verfügen?
- Sind diese leicht von ihren Aufgaben zu befreien?
Wenn Sie alle Fragen mit "ja" beantworten können, spricht nichts gegen eine interne Entwicklung. Schließlich wissen die Menschen, die tagtäglich mit dem neuen Programm arbeiten sollen, am besten darüber Bescheid, was es braucht. Andererseits kann ein Blick von außen auch hier nicht schaden, um "Betriebsblindheit" zu vermeiden.
Sind Sie sich grundsätzlich unsicher, ob Ihr Team die neue Softwareentwicklung momentan stemmen kann, sollten Sie sich immer von externen Fachleuten beraten lassen. Während kleinere Programme zum Teil auch „nebenbei“ programmiert werden können, sollten Sie bei großen Projekten auf Expertise, Sorgfalt und Objektivität setzen. Diese Dinge bekommen Sie am ehesten von einer kompetenten Digitalagentur. Natürlich arbeitet diese agil stets mit Ihren Mitarbeiter*innen zusammen, um Bedürfnisse, Ziele und Feedback einzuholen. Die Umsetzung allerdings übernimmt ein externer Partner dann komplett und entlastet damit Ihr Team.
Noch unschlüssig? Wir beraten Sie gerne
Wir bei Ambient sind Fans der Individualsoftware. Nicht ohne Grund haben wir uns deren Entwicklung voll und ganz verschrieben. Wir glauben daran, dass individuelle Softwarelösungen unseren Kund*innen viele Vorteile bringen, die Standardsoftware niemals bieten kann. Das bestätigt uns auch die Erfahrung. Wir dürfen uns über viele, zufriedene Kund*innen freuen, die wir vom Nutzen individueller Softwarelösungen überzeugen konnten und die diese nicht missen wollen. Sind Sie sich immer noch unsicher, wie Sie entscheiden sollen, lesen Sie auch unseren Artikel zur Make-or-Buy-Analyse.
Haben Sie darüber hinaus Interesse, Fragen, Einwände? Dann freuen wir uns auf Ihre Nachricht. Wir beraten Sie in allen Fragen rund um Ihre maßgeschneiderte Software, analysieren mit Ihnen alle Möglichkeiten und finden die beste für Sie. Dabei ist es uns sehr wichtig, verhältnismäßig und wirtschaftlich in Ihrem Interesse zu handeln. Heißt: Wir schauen uns sehr genau an, was für Ihr Projekt in Frage kommt und sinnvoll ist. Natürlich freuen wir uns, wenn Sie sich für eine Individuallösung mit uns an Ihrer Seite entscheiden. Aber wir lassen auch andere Optionen nicht außen vor. Wenn eine Standardsoftware ausreicht, dann werden wir Ihnen auch dazu unsere ehrliche Meinung sagen.
Probieren Sie es einfach aus und vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns.
Wir freuen uns auf Sie!
