Digitale Transformation planen – warum das so wichtig ist
Mit digitaler Transformation verbinden die meisten Unternehmen Stress, Unsicherheit und Arbeit. Viele eher analoge Traditionsfirmen fühlen sich vor allem mit dem Anfang der digitalen Transformation überfordert und haben keine Ahnung, welche Schritte sie zuerst in Angriff nehmen sollen.
Auch die Erfolgsmessung ist beim digitalen Wandel schwierig. Welche Zahlen müssen wir uns anschauen, um den Erfolg zu überprüfen? Welche Metriken können wir dafür nutzen? Und wie finden wir heraus, ob sich das Ganze überhaupt gelohnt hat? Das ist beim Stichwort „digitale Transformation“ nicht so einfach wie bei der Einführung eines neuen Produkts. Denn einige Dinge dabei lassen sich nicht in Zahlen festhalten – andere allerdings wiederum schon.
Grundsätzlich gilt: Beginnen Sie mit einer rundum durchdachten Planung, wenn Sie Ihr Unternehmen digital verändern wollen. Schon in dieser Planung können Sie festlegen, was auf welche Art gemessen werden soll, um den Erfolg einzelner Elemente zu überprüfen.
Wenn Sie ohne Plan an ein so umfassendes Projekt wie die digitale Transformation herangehen, wird der Erfolg weder messbar werden, noch sein Maximum erreichen. Viele Unternehmen machen den Fehler, dass sie einzelne Schritte in Richtung Digitalisierung machen, ohne das Gesamtbild zu überblicken. Oft wundern sie sich dann, warum das „mit der Digitalisierung“ nicht so recht klappen möchte. Wer zum Beispiel eine digitale B2B-Plattform entwickelt, ohne die digitalen Skills seiner Kund*innen zu beachten und ohne diese Neuerung entsprechend zu kommunizieren, wird sich über ausbleibende Nutzer*innen ärgern müssen. Vielleicht hätten Sie an einer anderen Stelle beginnen müssen, z. B. bei der internen Digitalisierung der Daten Ihrer Kund*innen, um Ihren Berater*innen die Arbeit zu erleichtern.
Fest steht dabei auch: Damit digitale Transformation funktioniert, müssen Sie von Anfang an ein Ziel haben. Und zwar eines, das sich an einer fundierten Analyse Ihrer Kund*innen, Mitarbeiter*innen und deren Bedürfnisse orientiert.
So planen Sie eine digitale Transformation perfekt
Es gibt verschiedene Modelle, um eine digitale Transformation erfolgreich zu planen. Welches Modell Sie wählen, ist aber gar nicht so wichtig. Viel wichtiger ist, dass Sie verstehen, was digitale Transformation bedeutet und welche Schritte Sie tun müssen, damit Sie sie für Ihr Unternehmen bestmöglich einleiten können.
Die Phasen der digitalen Transformation
Eine digitale Transformation unterteilt sich klassischerweise in folgende Phasen:
- Status quo = analog
In dieser Phase arbeitet das Unternehmen noch nicht wirklich digital. Erste Stimmen werden laut, dass eine Digitalisierung hermüsse. Umgesetzt wird hier allerdings noch nichts, sodass der Arbeitsablauf insgesamt noch langsam und technologisch nicht up-to-date ist. - Aktivwerden
In dieser Phase ist dem Unternehmen ein digitaler Mangel in seinen Strukturen bewusst. Jetzt werden einzelne Versuche unternommen, digitaler zu werden. Da es aber an einem übergeordneten Ziel und konkreten Schritten fehlt, mündet das Ganze oft im Durcheinander. - Absichtserklärung
Das ist der eigentliche Anfang einer digitalen Transformation. Wenn ein Unternehmen sich bewusst ist, dass digitaler Wandel notwendig ist und einzelne Schritte hie und da nicht ausreichen, beginnt die Wandlung. Dabei formuliert die Führungsriege erstmals deutlich die Absicht, eine digitale Transformation zu vollziehen und dabei zielgerichtet zu arbeiten. - Strategische Phase
Nun kommen Unternehmensmitglieder aus mehreren Abteilungen zusammen, um an einer Strategie für den digitalen Wandel zu feilen. Dabei spielen Faktoren wie Budget, Projektsteuerung und Erfolgsmessung eine Rolle. Darüber hinaus muss das Unternehmen in dieser Phase für Akzeptanz des digitalen Wandels innerhalb der Belegschaft sorgen. Kommunikation über bevorstehende Änderungen ist an dieser Stelle also enorm wichtig. Auch empfiehlt es sich, möglichst viele Mitarbeiter*innen bei Änderungen aktiv miteinzubeziehen. Schließlich weiß Ihr Team am besten, was es braucht, um digital effizient arbeiten zu können. - Ausführung
Jetzt werden die in der strategischen Phase besprochenen Innovationen angegangen. Neue Infrastrukturen werden gebildet, neue Plattformen entwickelt, neue Tools eingeführt. Es geht besonders geschäftig zu und digitale Strukturen etablieren sich allmählich in der alltäglichen Arbeitsweise und im Selbstverständnis des Unternehmens. - Anpassungsphase
Wenn Sie diese Phase erreicht haben, ist der digitale Wandel geglückt. Sie haben verstanden, dass Digitalisierung ein laufender Prozess ist, der niemals abgeschlossen ist. Aber: Sie haben auch die Tools und Strukturen, die es braucht, kommende Projekte rund um Digitalisierung zielgerichtet und effizient umzusetzen. Hier können Sie auch erste Erfolge messen und die Ergebnisse nutzen, um künftige Projekte besser zu managen. Anders gesagt: Ihr Unternehmen hat sich an den digitalen Wandel angepasst – und ist bereit für noch mehr Innovationen.
Mit dem eigenem Projekt durchstarten?
Digitale Transformation: Planung in 5 Schritten
Wenn Sie die Phasen der digitalen Transformation und deren Mechanismen verstanden haben, fällt Ihnen die Planung sicher schon um einiges leichter. Denn nun wissen Sie, dass digitaler Wandel ein andauernder Prozess ist und immer auf das gesamte Unternehmen und seine Arbeitsweise abzielt. Hier erfahren Sie, in welche fünf Steps Sie Projekte der Digitalisierung einteilen können:
- Digitale Bestandsaufnahme
Wo steht ihr Unternehmen jetzt in Bezug auf Digitalisierung und wo will es hin? Welche Probleme haben Abteilungen im Moment in der Arbeit? Wo könnten Kund*innen bessere Leistungen von Ihnen bekommen? Und wie könnte digitaler Wandel diese Probleme lösen und Ihr Unternehmen voranbringen? Halten Sie zunächst alle Mängel fest, die in Ihrem Unternehmen mit fehlender Digitalisierung zu tun haben. - Formulieren Sie ein Ziel und entsprechende Erfolgskennzahlen
Was ist das Ziel der digitalen Transformation Ihres Unternehmens an sich? Was ist das Ziel einzelner Projekte drum herum? Formulieren Sie hier möglichst konkret- ein übergeordnetes Ziel für die digitale Transformation, z. B.: Wir möchten unseren Analog-Shop in eine digitale E-Commerce-Plattform umwandeln, um unseren Kund*innen einfacheres Einkaufen zu ermöglichen und unsere Umsätze zu steigern
- ein Teilziel für ein einzelnes Projekt, das dem großen Ziel untergeordnet ist, z. B.: Wir möchten die Daten unserer Kund*innen in einem digitalen Tool abrufbar machen, um schneller und effizienter auf Anfragen antworten zu können
Das Ziel Ihrer digitalen Transformation ist sehr wichtig. Denn einerseits können Sie nur mit einem genauen Ziel zielgerichtet arbeiten. Andererseits können Sie digitalen Erfolg erst messen, wenn Sie wissen, was Sie mit der Transformation erreichen wollten. Wenn Sie dieses Ziel haben, können Sie Erfolgskennzahlen formulieren, die dafür stehen, z. B. Nutzerzugriffe auf eines Website, Arbeitsgeschwindigkeit nach Einführung eines digitalen Tools in einer oder mehreren Abteilungen oder die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch digitale Tools, die Homeoffice ermöglichen.
- Etablieren Sie digitalen Wandel als Wert in Ihrem Unternehmen
Ihre Mitarbeiter*innen sind das Fundament Ihres Unternehmens. Wenn diese nicht vom digitalen Wandel überzeugt sind, dann wird es schwer, diesen wirklich erfolgreich umzusetzen. Deshalb ist es von enormer Bedeutung, dass Sie den digitalen Wandel als Wert in Ihrem Unternehmen verankern. Das bedeutet: Kommunizieren Sie umfassend über den digitalen Wandel und zwar so transparent wie möglich. Fördern Sie Innovation unter Ihren Mitarbeiter*innen. Lassen Sie sie an Diskussionen teilhaben, wertschätzen Sie ihre Meinungen und ermutigen Sie sie, Neues auszuprobieren. Wichtig dabei ist: Fehler sind erlaubt! Wer als Mitarbeiter*in bei jedem kleinen Fehltritt mit übermäßiger Kritik rechnen muss, probiert nicht gerne etwas aus. Aber gerade diesen Experimentierwillen brauchen Sie, um digitale Transformation erfolgreich in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Digitalisierung beginnt in den Köpfen der Menschen – machen Sie dies zu Ihrem Leitsatz, wenn Sie digital erfolgreich arbeiten möchten. - Stellen Sie Ihre Digitalisierungs-Verantwortlichen zusammen
Und weil Menschen bei der Digitalisierung so wichtig sind, sollten Sie hier gut überlegen, wer Ihren digitalen Wandel leiten soll. Sowohl technisch als auch persönlich sollte diese Person (oder sollten diese Personen) in der Lage dazu sein, schnell auf Neues zu reagieren und den digitalen Wandel anderen Mitarbeiter*innen näherzubringen. Hier ist es von enormer Wichtigkeit, dass jede Abteilung an einem, allen bekannten Ziel arbeitet. Digitalisierungs-Verantwortliche müssen also sicherstellen, dass jede*r Mitarbeiter*in das gemeinsame Ziel kennt und daran mitarbeitet. Dazu gehört neben einer funktionierenden Kommunikation auch die Möglichkeit von Schulungen für Führungskräfte und andere Mitarbeiter*innen. Bei der Einleitung Ihres digitalen Wandels sollten Sie stets interdisziplinär vorgehen: Wenn Sie ein Projekt planen, sollten also Mitarbeiter*innen aus unterschiedlichen Bereichen daran mitwirken. So können Sie gewährleisten, dass Probleme aus allen Abteilungen in die Überlegungen einfließen und das Projekt zur Digitalisierung allen zugutekommt bzw. die Arbeit dadurch insgesamt verbessert. - Integrieren Sie digitale Tools
Digitalisierung kann nicht ohne das Nutzen entsprechender Tools funktionieren. Bei der Auswahl sollten Sie allerdings gut überlegen: Was soll das Tool jetzt und künftig leisten? Wer soll es nutzen und wofür wird es eingesetzt? Sind Erweiterungen nötig (und möglich), wenn sich die Bedürfnisse der Anwender*innen verändern? Achten Sie bei der Auswahl der Software vor allem darauf, wie gut sie sich in Ihr Unternehmen integrieren lässt, ob der Funktionsumfang für Ihr Unternehmen angemessen ist und ob Ihre Mitarbeiter*innen bzw. Kund*innen (je nach Anwendergruppe) das Tool auch bedienen können. Bieten Sie Ihrer Belegschaft immer auch Schulungen an, wenn es um das Erlernen neuer Tools geht. So können Sie Hemmschwellen in der Nutzung senken und die allgemeine Offenheit für neue Software stärken.
" Lässt sich digitale Transformation überhaupt messen? Ja – wenn Sie wissen, welche Zahlen dafür ausschlaggebend sind. Dabei ist es sinnvoll, sich die Bereiche genauer anzugucken, in denen Digitalisierung am meisten wirkt. "
Digitale Transformation messen mit diesen Faktoren
Haben Sie den digitalen Wandel erfolgreich als neuen Wert in Ihrem Unternehmen etabliert und bereits erste Projekte umgesetzt, steht die Erfolgsmessung an. Gerade diese bereitet aber vielen Unternehmen große Probleme. Lässt sich digitale Transformation überhaupt messen? Ja – wenn Sie wissen, welche Zahlen dafür ausschlaggebend sind. Dabei ist es sinnvoll, sich die Bereiche genauer anzugucken, in denen Digitalisierung am meisten wirkt:
Effizienz
Eine der wichtigsten wirtschaftlichen Kennzahlen für Unternehmen ist die Effizienz der Arbeit. Haben Sie bspw. ein digitales Tool zur Abwicklung von Kundenbeschwerden etabliert, könnte die Arbeitszeit pro Anfrage dadurch gesunken sein. Wenn Sie diesen Wert nachhalten, können Sie schnell feststellen, wie viel Sie an Kosten durch die Neuerung eingespart haben.
Engagement
Das Engagement von Mitarbeiter*innen ist ein bedeutender Faktor, wenn es darum geht, Motivation zu messen und Produktivität zu steigern. Hier könnte der Einsatz einer Software dazu beitragen, dass Arbeit einfacher und angenehmer wird. Ob dies wirklich der Fall ist und das Engagement der Mitarbeiter*innen dadurch steigt, lässt sich in einem einfachen Fragebogen feststellen. Auch die Effizienz könnte im Zuge des zunehmenden Engagements verbessert werden.
Stärkere Kundenbindung
Ob Kund*innen durch die Einführung eines digitalen Tools noch lieber bei Ihnen kaufen, können Sie anhand der Zahl der Wiedereinkäufer*innen feststellen. Auch die Kundenzufriedenheit spielt hier eine Rolle, die Sie leicht durch ein Bewertungstool abfragen und mit dem Wert vor der Einführung des Tools vergleichen können.
Umsatzsteigerung
Dieser Wert ist natürlich ebenfalls ein wichtiger Faktor, wenn Sie den Erfolg digitaler Transformation messen wollen. Hier ist es selbstverständlich nicht ganz einfach, festzustellen, ob die digitale Transformation allein dafür verantwortlich ist, wenn sich Umsätze steigern. Eine Tendenz lässt sich aber auf Anhieb erkennen, wenn Sie die Zahlen vor und nach Umsetzung der digitalen Neuerung vergleichen. Auch die Erschließung neuer Geschäftszweige, Quellen von Kund*innen oder Märkte kann durch Digitalisierung einfach gelingen. Und diese spielt natürlich eine bedeutende Rolle bei der Umsatzsteigerung.
Zu jedem der genannten Bereiche können Sie individuelle Kennzahlen definieren, die den Erfolg Ihrer digitalen Transformation messbar machen. Wichtig ist, dass Sie diese Zahlen gleich zu Anfang definieren. Natürlich können (und werden wahrscheinlich) die anfänglichen Zahlen noch einmal angepasst, wenn Sie die digitale Transformation als laufenden Prozess bei sich etabliert haben. Dennoch gibt Ihnen eine Definition von Erfolgskennzahlen von Anfang an eine Orientierung für Ihre Digitalisierung.
Mit Ambient auf Erfolgskurs bei der digitalen Transformation
Als Digitalunternehmen sind wir natürlich von den zahlreichen Vorteilen, die eine gelungene digitale Transformation mit sich bringt, überzeugt. Wir kennen aber auch die Herausforderungen, mit denen vor allem analog arbeitende Unternehmen dabei umgehen müssen. Deswegen unterstützen wir Sie sehr gerne dabei, Ihre individuelle digitale Transformation erfolgreich zu planen, zu strukturieren und umzusetzen. Dabei können wir Ihnen sowohl mit der Entwicklung digitaler Tools als auch mit unserer Expertise weiterhelfen. Überzeugen Sie sich selbst von unserem Knowhow und lassen Sie uns miteinander reden: Vereinbaren Sie einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns. Darin können wir Ihre Fragen rund um das Thema digitalen Wandel einfach und verständlich beantworten und Ihnen schon eine erste Einschätzung für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen geben. Wir freuen uns darauf, Sie umfassend zu beraten!
